中野区議会文書管理規程
平成13年3月30日
議会議長訓令第2号
中野区議会文書管理規程(昭和59年中野区議会議長訓令第1号)の全部を次のように改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受、起案及び回議(第7条―第17条)
第3章 発信文書等の作成及び発送(第18条―第23条)
第4章 文書等の整理、保存及び廃棄(第24条―第37条の3)
第5章 議員提出議案並びに請願書及び陳情書(第38条・第39条)
第6章 文書等の利用(第40条・第40条の2)
第7章 補則(第41条・第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、中野区議会事務局(以下「事務局」という。)における文書等の取扱いに関し必要な事項を定め、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(用語の定義)
第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、図画、写真及びフィルムをいう。
(2) 電子署名 電子計算組織による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク（地方公共団体の組織内ネットワークを相互に専用の通信回線で接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。）に接続している電子計算組織を介して区と区民又は事業者等との間で交換される電磁的記録（地方公共団体相互間で交換される電子メールを除く。）をいう。
(4) 文書管理システム 庁内情報ネットワークシステム上で中野区の文書事務を処理するシステムをいう。
(5) 財務会計システム 庁内情報ネットワークシステム上で中野区の文書事務及び財務会計事務を処理するシステムをいう。
(6) 庁内情報ネットワークシステム 中野区情報政策の推進に関する規則（平成２０年中野区規則第３６号）第２条第１０号に規定する庁内情報ネットワークシステムをいう。
(7) 事務局 中野区議会事務局条例（昭和３３年中野区条例第２６号）第１条に規定する事務局をいう。
(8) 係 中野区議会事務局処務規程（昭和４０年中野区議会議長訓令甲第２号）第１条第１項に規定する係及び担当係長をいう。
(9) 局長 中野区議会事務局条例第２条第１号に規定する局長をいう。
(10) 次長 中野区議会事務局条例第２条第２号に規定する次長をいう。
(11) 係長 中野区議会事務局処務規程第１条第２項に規定する係長及び担当係長をいう。
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は、原則として文書(電磁的記録を含む。以下第7条を除き同じ。)により行う。
2 文書による事案の処理は、別に定める決定区分に従い決定を受けて行わなければならない。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、正確、迅速かつていねいに取り扱うとともに、常に整理し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、左横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。
(文書事務改善主任)
第4条 事務局に文書事務改善主任を置く。
2 文書事務改善主任は、事務局の庶務を担当する係長をもって充てる。
3 文書事務改善主任は、事務局内における次の事務を処理する。
(1) 文書等(総合行政ネットワーク文書を除く。)の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の収受、配付及び発送並びに電子署名に関すること。
(3) 文書処理の促進に関すること。
(4) 文書等の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。
(6) 文書事務の進行管理に関すること。
(7) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(8) 文書、図画、写真及びフィルムの電磁的記録化に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書事務改善担当者)
第4条の2 事務局に文書事務改善担当者を置く。
2 文書事務改善担当者は、次長が指名する。
3 文書事務改善担当者は、文書事務改善主任が処理する事務を補佐し、及び文書事務改善主任が指定する事務を処理する。
(文書番号)
第5条 収受文書(第７条から第７条の３までの規定により収受の処理をする文書をいう。以下同じ。)、発信文書(第１８条から第２３条までの規定により発送の処理をする文書をいう。以下同じ。)及び起案文書(第９条及び第１０条の規定により起案の処理をする文書をいう。以下同じ。)には、次に定めるところにより、記号及び番号（以下「文書番号」という。）を付する。
(1) 文書の記号は、当該文書の属する年度を示す数字の次に区及び事務局を示す「中議」の文字を組み合わせたものとする。
(2) 文書の番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止める。
2 起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の文書番号を付する。ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文、収受した総合行政ネットワーク文書に基づき作成する発信文書及び第１０条第２項の規定により起案登録を省略した文書に基づく発信文書については、文書番号を省略することができる。
3 第1項の規定にかかわらず、財務会計システムにより作成される起案文書、総合行政ネットワーク文書（収受する場合に限る。）及びこれに基づく起案文書並びに第９条第２項及び第３項の規定により処理する文書については、文書番号を付すことを省略することができる。
第6条 削除
第2章 文書の収受、起案及び回議
(収受及び配付)
第7条 事務局に到達した文書は、次の各号に従い処理する。
(1) 一般文書は、返送又は転送を要するものを除き、開封のうえ収受印(別記第1号様式)を押し、担当者に配付し、担当者が文書管理システム上で、文書番号、文書共有範囲、情報公開区分及び件名並びに収受文書の収受日、相手先発信日及び発信者等を入力することにより文書の登録(以下「収受登録」という。)を行う。
(2) 親展又は秘扱い表示のある封書その他開封を不適当と認める文書は、開封せず、封筒に収受印を押すにとどめる。
(3) 訴訟、和解、異議の申立等収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、収受印の下部に到達時刻を記載する。
(通信回線の利用等による収受)
第7条の2 電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスク、光ディスク等の媒体により収受することができる。ただし、申請、届出等の行為に係る電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)について、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、当該確認をしたときに限る。
2 前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、随時に行う。
3 総合行政ネットワーク文書を受信する場合は、送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行う。
4 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次の各号に定めるところにより処理する。
(1) 電子署名を付与した総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、当該総合行政ネットワーク文書が当該措置を行った者の作成に係るものであり、かつ、改変が行われていないことを確認した後、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対し、受領の通知をする。
(2) 電子署名のない総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、形式上の誤りがないときは、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対し、受領の通知をする。
5 前２項の規定による処理において、収受登録が必要な総合行政ネットワーク文書は、文書管理システム上に必要な事項を登録し、当該総合行政ネットワーク文書を添付文書として保存する。
6 通信回線を利用して電磁的記録（総合行政ネットワーク文書を除く。次項及び第８項において同じ。）を受信した場合は、別に定める処理基準に従い、収受登録が必要な電磁的記録は文書管理システム上に前条第１号に規定する事項を登録し、当該電磁的記録を添付文書として保存する。
7 前項の処理において、電磁的記録を直接添付すると文字化け等が起きるため文書管理システム上に保存することができない電磁的記録は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録された紙については、前条及び次条により処理する。
8 通信回線の利用により受信した電磁的記録については、別に定める場合のほか、次長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、前2項の規定による処理を省略することができる。
(収受文書の取扱い)
第7条の3 文書事務改善主任は、次により処理しなければならない。
(1) 一般文書は担当者に、親展又は秘扱い文書は名宛人に配付する。
(2) 緊急、異例又は結果の重大性に応じて特別な処理を必要とする文書にあっては、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受ける。
(3) 配付を受けた文書のうち、事務局に属さない文書があるときは、直ちに総務部総務課（以下「総務課」という。）に返付する。
(4) 前３号の処理をするとともに、収受印を押すことを不適当と認めるものを除き、一般文書に収受印を押す。
2 電磁的記録以外の一般文書又は親展若しくは秘扱い文書を第9条又は第14条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、第7条第1号の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。
(処理の方針)
第8条 文書は、すべて次長の指揮に従い主務係長又は担当者において、迅速かつ適正に処理しなければならない。
2 一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として事務局に配付された日から7日以内に処理しなければならない。
(起案)
第9条 起案は、次の各号により、速やかに処理をしなければならない。
(1) 起案は、文書管理システム上若しくは財務会計システム上で電磁的記録を入力し、記録することにより、又は文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録したものを回議用紙(別記第2号様式)に出力することにより平易簡明に行う。
(2) 前号の規定による起案文書には、原則として次に掲げる事項を記載し、及び必要に応じて参考資料(電磁的記録を含む。)を添付する。
ア 決定を求める事項
イ 起案理由
ウ 関係法令
エ 予算措置
オ 事実の調査
カ 経過
キ 前例
ク その他参考事項
(3) 起案文書の字句を加除訂正するときは、訂正箇所を電磁的に表示し、若しくは記録し、又は訂正箇所に担当者の認印を押さなければならない。
2 定例により処理する事案は、回議用紙を用いず、専用の帳票を設けて処理することができる。
3 様式の定まっている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は付せんに回議欄及び処理案を記載して処理することができる。
4 至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、軽易な事案を除き、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。
(起案の登録)
第10条 起案文書を回議に付すときは、担当者は、文書番号、件名、施行予定日、起案日、担当者等を文書管理システム上又は財務会計システム上で入力することにより、文書の登録(以下「起案登録」という。)を行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。
(1) 前条第２項及び第３項の規定により処理する事案
(2) 次長決定事案のうち、軽易なもの
(印刷物の送付等)
第11条 区議会で発行する書籍、パンフレット、リーフレットその他これに準ずるもので、印刷物を作成したときは、企画部広聴・広報課へ1部送付するとともに、企画部広聴・広報課長が特に必要と認める印刷物にあっては、区政資料センター、区民活動センター、図書館等へ必要部数を送付しなければならない。
2 前項の印刷物には、その奥付その他これに準ずる場所に、当該印刷物に係る起案文書の文書番号を記載しなければならない。ただし、次長が特別の理由があると認めるときは、その記載を省略することができる。
3 第1項に規定する印刷物の送付のほか、事務局における資料及び図書の整理、保管及び利用に関しては、別に定める。
(決定及び回議の方法)
第12条 起案文書は、別に定める決定区分に従い、決定権者及び当該事案に決定関与をする者に回付(文書管理システム上での回付を含む。以下「回議」という。)し、決定権者が電磁的に表示し、記録する方法又は押印し、若しくは署名する方法により行う。
2 回議を受けた者は、その内容を検討し、異議があるときは、その旨を当該起案文書に電磁的に表示し、記録し、又は付記したうえ、担当者に通知し、又は案の訂正、再起案若しくは廃案を勧告することができる。ただし、当該事案が自己の決定権限に属するものであるときは、自ら案の訂正をしたうえ、決定を行う。
3 前項の規定により、案を廃し、又は当該起案の内容に重要な変更を加えたときは、その旨をすでに当該事案に決定関与した者に通知しなければならない。この場合、再度当該起案文書を回付することにより、これに代えることができる。
第13条 削除
(供覧及び報告)
第14条 上司に対する情報提供又は報告のため回議する文書は、文書管理システム上で電磁的記録により、又は回議用紙を用いて速やかに処理しなければならない。ただし、回議する文書の内容が軽易である場合は、電子メールを使用して回付することができる。
2 第9条第2項及び第3項の規定は、供覧及び報告の場合について準用する。
(処理状況の明確化)
第15条 文書事務改善主任は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。
2 担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ主務係長又は他の職員に引き継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。
(文書の完結等)
第16条 担当者は、回議に付された起案文書が決定を受けたときは、文書管理システム上若しくは財務会計システム上で、決定日を入力し、又は記載しなければならない。
2 担当者は、起案文書の処理が完了したときは、次の各号に定めるところにより文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。
(1) 文書管理システムにより起案文書を作成したときは、文書管理システム上で完結日を入力する。
(2) 財務会計システムにより起案文書を作成したときは、財務会計システムにより決定された時点をもって、完結登録されたものとみなす。
(未完結文書の追求)
第17条 文書事務改善主任は、文書管理システム等により、未完結文書(収受登録又は起案登録をした後完結登録をしていない文書をいう。)について調査し、処理の促進を図らなければならない。
第3章 発信文書等の作成及び発送
(発信文書等の作成等)
第18条 発信文書等は、決定された起案文書の案文に基づき作成する。
2 前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによって作成したものにあっては、当該電磁的記録)は、文書管理システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。
(照合)
第19条 前条により作成した発信文書は、起案文書の案文と照合し、その正確を期さなければならない。
(公印の押印)
第20条 前2条の規定により作成した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)には、中野区議会公印規程(昭和40年中野区議会議長訓令甲第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。
(電子署名)
第20条の2 総合行政ネットワーク文書については、次の各号に定めるところにより電子署名を行う。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
(1) 電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名の付与を受けようとする電磁的記録を文書管理システム上又は財務会計システム上で起案し、決定した上で、文書事務改善主任に対し、電子署名の付与を依頼する。
(2) 前号の規定による依頼を受けた文書事務改善主任は、電子署名の付与を受けようとする者をして電子署名を付与する電磁的記録を総合行政ネットワークに接続している電子計算組織に表示させ、公印管理者に対し、電子署名に関する審査を依頼する。
(3) 前号の規定による依頼を受けた公印管理者は、電子署名を付与する電磁的記録について、電子署名の付与を適当と認めたときは、文書管理システム上で照合し、又は財務会計システム上の電磁的記録と照合し、照合済みの記録をするとともに、文書事務改善主任に対し、電子署名用のICカードを貸し出す。
(4) 文書事務改善主任は、前号の規定によるICカードの貸出しを受けたときは、当該ICカードを用いて電子署名の付与をした後、速やかに公印管理者へ当該ICカードを返却する。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(発送)
第21条 発信文書は、文書事務改善主任がまとめ、郵送便、交換便その他に区分けし、郵送文書は別に定めるところにより総務課に発送依頼を行う。ただし、必要があると認めたものについては、この限りでない。
(総合行政ネットワーク文書の発送)
第21条の2 総合行政ネットワーク文書を送信する場合は、送受信用のＩＣカード又はパスワード等を用いて行うものとし、電子署名を付与する電磁的記録を送信する場合は、電子署名用のＩＣカードで電子署名を付与した後に送受信用のＩＣカード又はパスワード等を用いて行うものとする。
(電磁的記録の発送)
第21条の3 電磁的記録を、通信回線の利用により発送するために必要な事項については、別に定める。
(文書の発信者名)
第22条 対外文書の発信者名は、議長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、局長名若しくは次長名又は区議会名を用いることができる。
2 軽易な対外文書及び対内文書は、事案により局長名又は次長名を用いるものとする。
3 単に周知を図る目的で作成された文書(ちらし、ポスターその他の広報文書をいう。)にあっては、第1項の規定にかかわらず、区議会名又は事務局名を用いるものとする。
4 対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略する。
(事案担当者の表示)
第23条 発信文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて文書の末尾、欄外等に係名及び担当者の氏名等を表示することができる。
第4章 文書等の整理、保存及び廃棄
(文書等の整理)
第24条 文書等は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出し、又は表示できるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書等の保管又は保存にあたっては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。
(電磁的記録の保存)
第24条の2 電磁的記録は、庁内情報ネットワークシステム上、電子的媒体又は磁気的媒体に保存する。
2 この規程に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。
(ファイル基準表)
第25条 文書等及び庁内情報ネットワークシステム上で作成され、又は保存された電磁的記録の分類及び整理は、ファイル基準表に従って行うものとする。
2 次長は、毎年度末日までに、翌年度に発生する予定の文書等について、文書管理システムによりファイル基準表を作成し、事務局に備え置かなければならない。
3 次長は、ファイル基準表の内容に変動があったときは、速やかに、文書管理システムにより当該ファイル基準表を修正しなければならない。
(文書等の保管)
第26条 文書等は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで主務係において保管する。ただし、第37条の3に規定する記録媒体の変換を行った文書等に係る当該変換の元となった文書等については、この限りでない。
(保管用具)
第27条 文書等(電磁的記録を除く。以下この条から第30条まで、第34条、第36条、第37条の3及び第40条において同じ。)の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用する。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書等については、書類庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(保管文書等の整理)
第28条 担当者は、未完結の文書等をフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
2 担当者は、文書等の完結登録をしたときは、当該文書等を直ちにフォルダーに収納し、自己の手元に置いてはならない。
(完結文書の整理及び保管)
第29条 文書事務改善主任は、完結文書(完結登録をした文書等をいう。以下同じ。)を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。
2 前項の規定により文書等を保管するときは、3段キャビネットにあっては当該会計年度の完結文書は上段、前年度分は中段、常時利用する文書等(以下「常用文書」という。)及び資料となる文書等は下段に収納し、その他のキャビネットにあってはこれに準ずるものとする。
(移換え)
第30条 文書等の移換えは、毎年度末に行う。ただし、会計年度によりがたい文書等については、この限りでない。
2 常用文書は、移換えを行わない。
(文書等の保存年限)
第31条 文書等の保存年限の種別は、長期保存、60年保存、30年保存、20年保存、15年保存、10年保存、7年保存、5年保存及び3年保存とする。
(保存年限の設定)
第32条 文書等の保存年限は、別に総務部長が定める文書保存年限設定基準及びこれに基づき次長が定めるファイル基準表による。
(保存年限の計算)
第33条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、その翌年初日から起算する。
(保存文書の整理)
第34条 文書事務改善主任は、保存を必要とする文書等(以下「保存文書」という。)について、毎年4月1日から5月末日までに、次の各号により整理しなければならない。
(1) 保存文書は、会計年度又は暦年により保存年限別に仕分し、整理する。
(2) 保存文書は、フォルダーに入れたまま保存箱に収納する。ただし、特に必要がある場合には、とじひも等を使用して収納することができる。
(3) 相互に密接な関連を有する2以上の文書等は、1件として整理する。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書等の分類項目による。
2 保存箱により保存することが適当でない文書等については、他の方法により整理するものとする。
3 次長は、前2項の規定により整理の完了した保存文書について、毎年6月末日までに、当該保存文書を収納したフォルダの名称を文書管理システム上で登録しなければならない。
(保存文書の製本)
第35条 保存文書は、主務係長において特に必要と認める場合に限り、製本することができる。
第36条 削除
(廃棄)
第37条 保存年限を経過した文書等(文書管理システム上で作成され、又は保存された電磁的記録を除く。以下この条において同じ。)は、次長が毎年6月に廃棄する。ただし、保存文書以外の文書等については、主務係で廃棄する。
2 前項の規定にかかわらず、主務係長がなお必要と認めるものは、次長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。この場合において、執務上の参考となるものは、資料として主務係その他で保管することができる。
3 長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、次長が保存の継続又は廃棄を決定することができる。
4 保存文書の廃棄は、焼却、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。
5 電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。
(文書管理システムによる廃棄)
第37条の2 保存年限を経過した文書等(文書管理システム上で作成され、又は保存された電磁的記録に限る。以下この条において同じ。)は、総務部長が毎年6月に廃棄する。
2 前項の規定にかかわらず、次長がなお必要と認めるものは、総務部長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。
3 長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、総務部長と局長が協議して、保存の継続又は廃棄を決定することができる。
(記録媒体の変換を行った文書等の保管及び保存)
第37条の3 次長が指定する文書等は、別に定めるところにより記録媒体の変換を行った当該変換後の記録媒体により保管又は保存をすることができる。
第5章 議員提出議案並びに請願書及び陳情書
(議員提出議案の処理)
第38条 議員提出議案(以下「議案」という。)は、第3条及び第5条の規定にかかわらず、主務係長が受理し、主務係長は次の各号により処理する。
(1) 議案処理簿(別記第4号様式)に登載し、番号及び所要事項を記載しなければならない。
(2) 番号は、暦年により、第1号から一連番号により付するものとする。
(3) 議案の様式及び用字等を整理のうえ、会議に配付する。
(4) 議案処理簿は、磁気データとして記録することをもって代えることができる。
(請願書及び陳情書の処理)
第39条 請願書は、第3条及び第5条の規定にかかわらず、主務係長が受理し、主務係長は、次により処理する。
(1) 請願受理・処理簿(別記第5号様式)に登載し、番号及び所要事項を記載する。
(2) 番号は、暦年により、第1号から一連番号により付するものとする。
(3) 請願文書表(別記第6号様式)を作成し、会議に配付する。
(4) 請願受理・処理簿は、磁気データとして記録することをもって代えることができる。
2 中野区議会会議規則(昭和42年中野区議会規則第1号)第96条に規定する陳情書は、第3条及び第5条の規定にかかわらず、主務係長が受理し、主務係長は、次により処理する。
(1) 陳情受理・処理簿(別記第7号様式)に登載し、番号及び所要事項を記載する。
(2) 番号は、暦年により、第1号から一連番号により付するものとする。
(3) 陳情文書表(別記第8号様式)を作成し、会議に配付する。
(4) 陳情受理・処理簿は、磁気データとして記録することをもって代えることができる。
第6章 文書等の利用
(文書等の利用)
第40条 文書等を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、次長に申し出なければならない。
2 秘扱い文書等については、貸出し及び閲覧を禁止する。ただし、次長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。
3 第1項の申出があったときは、次長は、主務係長に文書を提供させるものとする。ただし、当該文書で特に必要と認めるものは、議長の承認を得なければならない。
4 主務係長は、場所、時間又は貸出期間等を指定し、利用させるものとする。
5 前項の規定にかかわらず、特に必要なときは、利用文書の返却を求めることができる。
6 保存文書を利用する者は、当該文書等の損傷、紛失等に注意するとともに、次長の許可を得ないで転貸し、又は抜取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。
7 保存文書を紛失し、又はき損したときは、始末書を提出しなければならない。
(電磁的記録の閲覧)
第40条の2 前条第2項の規定は、電磁的記録の閲覧について、準用する。
第7章 補則
(準用)
第41条 この規程に定めるもののほか、文書事務に必要な事項は、中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号)を準用する。
(委任)
第42条 この規程の施行に関し必要な事項は、局長が定める。
附 則
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成15年3月31日議会議長訓令第1号)
1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
2 改正後の第4章の規定は、平成15年4月1日以後に発生した文書等に適用し、同日前に発生した文書等については、なお従前の例による。
附 則(平成16年3月31日議会議長訓令第2号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月4日議会議長訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日議会議長訓令第1号)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
（経過措置）
2 改正後の第26条、第27条及び第37条の3の規定は、令和5年4月1日以後に発生した中野区議会文書管理規程第1条の2第1号に掲げる文書等について適用し、同日前に発生した同号に掲げる文書等については、なお従前の例による。