中野区議会情報政策等調査特別委員会〔令和３年１１月１５日〕
情報政策等調査特別委員会会議記録
○開会日 令和３年１１月１５日
○場所 中野区議会第１・２委員会室
○開会 午前１０時００分
○閉会 午後０時１０分
○出席委員（１４名）
加藤 たくま委員長
小杉 一男副委員長
日野 たかし委員
渡辺 たけし委員
間 ひとみ委員
立石 りお委員
杉山 司委員
いさ 哲郎委員
小林 ぜんいち委員
石坂 わたる委員
近藤 さえ子委員
大内 しんご委員
高橋 ちあき委員
森 たかゆき委員
○欠席委員（０名）
○出席説明員
副区長 白土 純
企画部長 高橋 昭彦
構造改革担当部長、企画部構造改革担当課長事務取扱 石井 大輔
企画課長 堀越 恵美子
企画部情報システム課長 白井 亮
企画部住民情報システム担当課長 伊東 知秀
総務部長 海老沢 憲一
新区役所整備担当部長 滝瀬 裕之
職員課長 中谷 博
新区役所整備課長 中村 洋
区民部長 鳥井 文哉
戸籍住民課長 伊藤 正秀
税務課長 竹内 賢三
教育委員会事務局次長 青山 敬一郎
学校教育課長 松原 弘宜
指導室長 齊藤 光司
○事務局職員
書記 五十嵐 一生
書記 田村 優
○委員長署名
審査日程
〇委員会参与の変更について
○議題
デジタル・トランスフォーメーション（ＤＸ）について
マイナンバーカードの利用促進について
教育現場におけるＩＣＴ（ＧＩＧＡスクール）について
区民に対するデジタルツールによる情報発信の普及啓発について
区民のデジタルデバイドの解消について
○所管事項の報告
１ ユニファイド・コミュニケーション導入の検討状況について（情報システム課）
２ 新庁舎で目指す職員の新しい働き方の検討状況について（新区役所整備課）
３ その他
（１）東京都によるスマートフォン体験会の開催について（情報システム課）
〇地方都市行政視察について
○その他
委員長
定足数に達しましたので、情報政策等調査特別委員会を開会いたします。
（午前１０時００分）
本日の審査の進め方について協議したいので、委員会を暫時休憩いたします。
（午前１０時００分）
委員長
委員会を再開いたします。
（午前１０時００分）
休憩中に確認しましたとおり、本日の審査はお手元の審査日程（案）（資料１）のとおり進め、所管事項の報告の１番と２番が関連いたしますので一括して、また、順番を入れ替えて２番、１番の順で報告を受けたいと思いますが、御異議ありませんか。
〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
御異議ありませんので、そのように進めます。
なお、審査は１２時までとなりますので、進行に御協力をお願いいたします。
議事に入る前に、お手元の資料（資料２）のとおり、１１月１日付で委員会参与の変更がありましたので、御承知おきください。
それでは、議事に入ります。
デジタル・トランスフォーメーション（ＤＸ）について、マイナンバーカードの利用促進について、教育現場におけるＩＣＴ（ＧＩＧＡスクール）について、区民に対するデジタルツールによる情報発信の普及啓発について、区民のデジタルデバイドの解消についてを一括して議題に供します。
初めに、所管事項の報告を受けます。
１番、ユニファイド・コミュニケーション導入の検討状況について及び２番、新庁舎で目指す職員の新しい働き方の検討状況についての報告を求めます。
それでは、新庁舎で目指す職員の働き方の検討状況について、御報告させていただきます。（資料３）
本件につきましては、第４回定例会の総務委員会においても報告予定でございます。本報告につきましては、本文の内容に沿って別紙資料で御説明させていただきますので、よろしくお願いいたします。
それでは、別紙資料の２ページから御覧ください。こちらでは、新庁舎で目指す新しい働き方のコンセプトでございますが、セキュリティの向上、スペースの効率利用、職員の創造性・生産性向上の３点になりますので、順番に御説明させていただきます。
それでは、３ページ及び４ページを御覧ください。こちらではセキュリティの向上について御説明させていただいてございます。
現庁舎では、来庁者と職員の動線が分離されていないことや、執務スペースと廊下等共用部との間に仕切りがないことなどにより、情報セキュリティを完全に確保することが難しい状況となってございます。そのため、新庁舎では、来庁者と職員の動線を分離することにより、来庁者の移動の利便性向上とセキュリティ確保を両立し、執務スペースと窓口スペースを明確に分離することでセキュリティを向上させる計画としてございます。
続きまして５ページを御覧ください。スペースの効率利用についてでございます。
こちらについては、現庁舎では、窓口スペースや打合せスペース、書庫等が各課にそれぞれ個別に配置されておりますが、新庁舎では、スペースを効率的に活用するため、これまで課ごとに設置していた窓口スペースや打合せスペース及び文房具類などを集約・共用化いたします。これによりまして、職員の執務スペースについては、机を等間隔で均一に配置しますユニバーサルレイアウト方式を採用しスペースを有効活用するほか、人事異動や組織改正等の際にも、原則、レイアウトを変更しない運用とすることで、レイアウト変更や引っ越し作業に係るコストを軽減する計画としてございます。
中村新区役所整備課長
打合せスペースと作業スペースは機能を集約・共有化することでスペースを効率的に活用するとともに、職員間のコミュニケーションの活性化を図ってまいります。
続きまして６ページを御覧ください。職員の創造性・生産性向上についてでございます。
こちらについては、現庁舎では各課が専用で打合せスペースを確保しているため、利用していない時間帯がある一方で、十分なスペースを確保できていない部署もございます。新庁舎では、打合せスペースを集約・共用化することでスペースを効率利用するほか、業務内容に応じた打合せスペースを整備することで、職員の生産性を向上させてまいります。
続きまして、７ページを御覧ください。
現状では、職員の在籍状況が分からず、電話しても不在であったり、連絡手段も紙の伝言メモやメールに限られるなど、コミュニケーションを取る手段が限定されてございます。そのため、新庁舎では、各職員がどのような状況にあるのかをシステム上で確認できるようにするとともに、状況に応じた最適な手段で情報連絡、共有が取れる環境を整備し、職員間の円滑なコミュニケーションを実現してまいります。
続きまして、８ページを御覧ください。
こちらでは、現庁舎では、各職場に設置された固定電話機を複数の職員が共用してございますが、新庁舎では、職員一人ひとりのＰＣに電話機能を備えることを検討しています。新庁舎では、無線ＬＡＮ環境の下、自席以外でも電話が取れる環境を整備するほか、不在時の伝言メモ対応の削減や固定電話機が不足し電話できない状況の改善など、電話対応に係る業務を効率化してまいります。
続きまして、９ページを御覧ください。
コミュニケーションツールでございますが、こちらについてはさらに活用することで、オンラインでの区民相談、地域団体や事業者とのウェブ会議、現場と庁内との情報共有、アウトリーチサービス等への応用も目指してまいります。
続きまして、１０ページを御覧ください。こちらにつきましては、モデルオフィスの設置についての御案内でございます。
新庁舎で導入を検討してございます什器及びＩＣＴ環境を先行して導入するモデルオフィスを整備することで、新庁舎で目指す職員の働き方を実際に試行してございます。こちらについては職員向けの見学会場として活用し、新庁舎の執務環境を職員が体感することで、新庁舎移転に向けた準備を進めていく予定でございます。こちらのモデルオフィスについては、議会向けに見学をいただく機会も考えてございますので、よろしくお願いいたします。
最後になりますが、１１ページを御覧ください。
こちらでございますが、モデルオフィスで実際に導入した什器及びＩＣＴ環境の概要と検証内容を示してございますので、内容について御確認をお願いいたします。
説明は以上でございます。
白井企画部情報システム課長
続きまして、ユニファイド・コミュニケーション導入の検討状況につきまして御報告をいたします。（資料４）
区が取り組むべき課題は多岐にわたってございますが、その中で区は限られた人員や資源を効率的・効果的に活用し、継続して質の高い区民サービスを提供することが求められております。新区役所の整備を契機といたしまして、これまでの働き方を見直し、より効率的で効果的な働き方ができる環境を整える必要がございます。その一つとしまして、職員がチャットやウェブ会議等を駆使し、他の職員等と迅速、円滑に連携できるようユニファイド・コミュニケーションの導入について、これまでの検討状況を御報告いたします。
１番、新区役所整備を契機とした新しい働き方についてでございます。
新区役所においては、場所にとらわれない働き方を目指しておりますが、新しい働き方について、職員に対してアンケート調査を実施しましたので、その結果を御報告いたします。
下表にございますとおり、設問数は全部で１３問、回答は１,０９４名からございました。
なお、アンケート項目及び詳細の回答内容、主な意見などについては、別紙のとおりまとめてございます。本紙と併せまして御参照いただければと思います。
別紙の１ページ目には、回答者の属性を示してございます。また、２ページ目以降は、それぞれの設問における回答の詳細となってございますが、ユニファイド・コミュニケーションツールを活用することで実現可能と見込む項目につきまして、かねがね６０％から８０％について利用したいとの回答がございました。
利用したいとの回答が５０％に満たなかった項目につきまして御紹介をいたします。別紙の４ページ目、設問３番、内線・外線電話とパソコンとの統合についてでございます。こちらでは、はいといいえの回答がほぼ拮抗してございますが、機器のトラブルへの不安などの意見がございました。
続きまして５ページ目、設問４、メール送受信やファイル管理が２４時間利用となることでございます。２４時間利用が可能となることで、労働時間が増えるのではないかといった御意見がございました。
続きまして７ページ、設問６、個人所有の機器での利用についてでございます。こちらは全設問の中で利用したいとの回答が一番低く、４２％となってございます。私物を業務には利用したくないや、セキュリティへの懸念などの意見がございました。また、その他の意見でございますが、私物を業務に使用させるのであれば、回線費用を公費で賄うべきとの意見等もございました。その他の設問の詳細につきましては、後ほどお読み取りいただければと思います。
本紙のほうにお戻りください。２ページ目、２番、新しい働き方を実現するためのシステムの導入についてでございます。これまでも御報告してまいりました２案につきまして、具体的な製品をお示ししてございます。
案１についてでございます。職員間のチャット、ウェブ会議、新区役所パソコンでの外線電話の受発信機能を追加するユニファイド・コミュニケーションツールにつきましては、Ｃｉｓｃｏ Ｊａｂｂｅｒ及びＣｉｓｃｏ ＷｅｂＥｘという製品を組み合わせての実現を検討してございます。
なお、他自治体における活用事例といたしましては、鳥取県鳥取市においての事例などがございます。
案２でございます。案１のユニファイド・コミュニケーションの機能に加えまして、新たなグループウェア機能や、２４時間３６５日稼働できる機能などを備えました多機能ユニファイド・コミュニケーションツールにつきましては、マイクロソフト３６５という製品を活用しての実現を検討してございます。他自治体の活用事例としましては、東京都渋谷区や港区などでの事例がございます。
なお、参考といたしまして、ユニファイド・コミュニケーションツールを導入せずに新庁舎で目指します、場所にとらわれない働き方の実現のためには、内線電話が利用可能なスマートフォンの職員への貸与や、チャットソフト等のコミュニケーション機能を個別に導入する必要がございます。これらの案及び導入しない場合につきまして、実現を目指す業務の可否を表にお示ししてございます。
なお、表の見方でございますが、丸は実現可能、三角はオプションを追加することで実現可能、または業務の一部が実現可能な場合となります。バツにつきましては、現在は実現ができない業務となってございます。
３番、新しい働き方を実現するためにかかる経費の比較でございます。
構築及び運用に係る５年間の経費につきましては、表にありますとおり、案１でおよそ１３億円、案２でおよそ２０億８,０００万円、参考といたしまして、導入せずに実現する場合の経費はおよそ２２億８,０００万円となってございます。
なお、こちらは複数者による見積額の平均を掲載してございます。
４番、付帯的に見込める効果でございます。
まず（１）では、案１、２において削減を見込む時間数でございます。項目はアからエまでございまして、ウェブ会議の準備・設営にかかる時間、区内部の会議のための移動時間、内部における連絡にかかる時間、会議録の作成などにかかる時間などにおいて削減を見込んでございます。これらの削減見込み時間を合計しますと、およそ２万４,０００時間余と見込んでございます。
続いて（２）、案２のみにおいて削減を見込む時間でございます。ア、モバイルワークによる在宅勤務時の通勤時間の削減では１万９,０００時間余を見込んでございます。こちらは、区における稼働時間を直接削減するものではございませんが、職員のライフ・ワーク・バランスに寄与する項目としてお示しをしてございます。またイ、定型的作業の自動化におきましては、オフィスソフトにおける業務の自動化、いわゆるＲＰＡの機能を有してございますので、２万５,０００時間余の削減を見込んでございます。
続きまして（３）、案１、２において、定性的に見込む効果をお示ししてございます。ウェブ会議等を活用しました適切な合意形成、ペーパーレスの推進によるスペースの確保などを見込んでございます。
また（４）では、案２のみにおけます定性的効果といたしまして、在宅勤務の促進による通勤時間や資料印刷の削減、情報セキュリティリスクの低減、政策形成検討過程における資料の充実、庁外からの写真の共有などで迅速な区民対応、２４時間システムが稼働することにより、緊急時や一時保護所等におきまして、夜間勤務時の資料作成、連絡等が可能となってございます。
５、導入スケジュールの予定でございます。
本年１２月に導入方針案を御報告するとともに、導入方針を検討したいと考えてございます。令和４年度にインターネットデータセンターの更新をするとともに構築を開始いたします。令和５年度に構築を完了し、試験運用を開始します。令和６年５月に予定しております新庁舎への移転に合わせまして、本格運用を開始したいというふうに考えてございます。
御報告は以上でございます。
委員長
今の１番、２番の両方の報告に対して質疑できるようにしております。質疑はございませんか。
杉山委員
御報告ありがとうございます。
ちょっと五月雨式になるかもしれないですけれども、まず、ユニファイド・コミュニケーション導入の１ページのアンケートの結果、利用したいというのが４０％台にとどまっている電話統合、それから、２４時間３６５日利用のものと、ＢＹＯＤ、これに関して、利用したいとはあまり思っていない内容だと思うんです。機能として持っていると思うんですが、聞いた意図は何か教えてもらっていいですか。
白井企画部情報システム課長
こちらにつきましては、新区役所において目指しております働き方の肝になってくる部分、特に電話とパソコンを統合して、一体的にどこでも今までどおりの仕事の進め方もできるということを区として目指していることも踏まえまして、職員のほうに、まずどう考えているか、また、職員が心配していることにつきましては区として解消していく必要があると考えてございますので、そういったところを目的としまして実施したアンケートでございます。
杉山委員
ここら辺に関しては後で聞きますけれども、システムを導入するユニファイド・コミュニケーションツールが多機能か高機能か一般的なものなのかによって変わってくると思うんです。この辺の結果をちゃんと踏まえた上で、決まったときにその運用をしっかりと決めていくことが多分大事になってくるので、職員としては、２４時間、３６５日使える機能があることで自分たちは束縛されるのではないかとか、そういうことを思っちゃいがちなんです。それはちゃんと違うと、運用として、夜中に担当している人がちゃんと見られるようになるんだとか、そういうことを分かっていただくような丁寧な説明が必要かなというのはあります。
それから、３ページに、今回、案１、案２、Ｃｉｓｃｏ Ｊａｂｂｅｒとマイクロソフト３６５の差が出ていると思うんですが、３ページのところに、アプリケーション作成機能があるんです。これはアンケートにもイメージが湧かないと書いてありましたけれども、これはイメージとしては、エクセルのマクロとか、そういう感じなんですか。
白井企画部情報システム課長
アプリケーションの作成機能につきましては、マイクロソフトオフィスで提供されている製品、例えばワードであったりエクセル、またはメールのソフトでありますアウトルック、こちらにはスケジュール管理機能等も含まれてございます。これらのアプリケーション間を横断的に簡易なシステムを組めるというようなものなので、イメージとしましては、ＲＰＡをマイクロソフトオフィスの製品の中で職員が内製できるといった形で捉えていただければと考えてございます。
杉山委員
これに関しては、全員に使っていただくとしたら、ハードルが高そうです。ただ、それができるとできないとで、多分大きく違ってくるので、そこら辺は必要なのかなというのと、それから、その下にあるＢＩツール、これも役所仕事だと、マーケティング用語で言うとプロダクアウトみたいな、自分たちで生み出したサービスをどんどん使ってくださいみたいな話ではなくて、ＢＩツールとかがあると、しっかり情報が精査できて、マーケットイン・サービスができるみたいな、そういう形でがんがん使っていけると思うんで、これからの行政にはＢＩツールは結構大事かなと思っていますので、こういうところを出されたのはいいのかなと思っています。
それから、その下の３番、５年間の経費が書いてあります。案１が１３億円、案２が２０.８億円、この差は約８億円あるわけですけれども、５年間で８億円ということは年間１.６億円ですよね。４番に具体的に見込める効果とかいろいろ書いてあるんですけれども、この年間１.６億円の案１、案２の差、例えば案２を選んだときに、案１よりも１.６億円年間ランニングコストがかかるわけです。この１.６億円の差で案２を選んだときの価値というのは、この計算式から何か導き出されるというのはあるんですか。費用対効果。
白井企画部情報システム課長
現時点のところで削減可能な部分というふうに考えてございますのは、資料にもございますとおり、３ページ目から４ページ目にかけて付帯的な効果を説明しております中の４ページ目、（２）のア、イにつきましては、こういったところで費用の差を埋めてくる部分の定量的に見た部分かなと。また、５ページ目で定性的な効果として示してございますが、定性的な部分を定量的にはかるのは難しいことはございますが、こういったところで差がついてこようかと考えてございます。
杉山委員
案１を選んでも、案２を選んでも、費用対効果が何となく同じなのかなとは思うんですが、案２のほうがもちろん機能が多くて便利で、将来性もある。でも、高い。それは当たり前の話だと思うんです。その高いのを数字的に見える部分だけではなくて、職員の働き方改革で、もっと気楽にスムーズに仕事が進んでいくとか、他部署間のやり取りの関係性が高まって精神的に楽だとか、そういう数字的には見えないところもひっくるめて検討していく必要があるのかなと思っています。どういう感じで費用対効果がはかれるのかというのは分からないんですけれども、案１でもいい、案２は、なおよし、でも高い。そのところをうまく情報として拾って、区として最適なものを選んでいただきたいと考えております。要望で結構です。
日野委員
まず、新庁舎のほうについて伺います。
窓口をこれまで課ごとに持っていたものを集約してということは、スペース的にはこれまでの窓口よりも減っているというんですか、集約したということは、少なくなっているということでよろしいんですか。
中村新区役所整備課長
こちらの別紙資料のほうで御案内いたしますけれども、別紙資料の４ページを御覧いただきまして、窓口につきましては、こちらの図で言いますと、セキュリティラインの左側の青いところのあたりに集約してございまして、実際の窓口数につきましても、現庁舎よりも減ってございます。
日野委員
効率的に使うということはすごくいいと思うんです。かつ、今後はオンライン区民相談も進めていくというのはこの資料にも書かれているとおりだと思うんですけれども、目指していくのは、恐らくオンラインでできることはオンラインでもやっていくというようなことも見込まれているのかと思うんです。そういったことも見込んでの窓口にしているのかという確認と、あとは実際に新庁舎ができた段階で、オンラインの相談窓口というのはどの程度使えて──どの程度というのは難しいかもしれないですけれども、スタートができるのかどうか、その辺の見込みというのを伺います。
中村新区役所整備課長
現在、新区役所整備課のほうで、ペーパーレスの推進や押印廃止の取組を進めてございまして、それに合わせまして電子申請等の拡充も検討をしているところでございます。新庁舎で実際オンラインの相談がどこまでできるかということを現在ここまでと言うことは難しいんですけれども、新庁舎の開設時には、一定程度オンライン相談が今よりも拡充しているイメージで検討をしているところでございます。
日野委員
分かりました。そこもしっかり進めていただきたいと思います。
それから、ユニファイド・コミュニケーションのほうです。まずアンケートで、先ほども５割に行っていないというものを御報告いただきましたけれども、まず、どういう使い方というか、イメージがやはり伝わり切れていないのかなというような印象を受けます。導入することによってどういった働き方になるのかというのをよく伝えていく必要があると思うんですけれども、その辺の取組というか、要は、これは全庁的なものになりますので、全体が同じ方向を向いていかなければならないというか、全体が意識していかなければいけないことだと思うので、その辺をしっかりと職員の皆さんに理解していただいて、イメージを湧かしていただくための何か取組というか、進め方というのはどのようにお考えでしょうか。
白井企画部情報システム課長
今回のアンケートでも、委員御指摘のとおり、扱う職員の側からしましてもイメージが湧かないといった部分でのアンケート回答だったところは重く捉えてございます。ここにつきましては、それぞれの製品の特色もございますので、詳細は製品の導入後になってきますが、まず職員には詳細な説明をしていく場を設けていくというのが１点。また、新区役所に移る前に、段階的に一部機能から導入しまして、現行の環境と並行稼動させるようなイメージで、職員にはあらかじめ慣れていくといったところの環境もつくってまいりたいと考えてございます。
日野委員
実際にツールを使い始めて、細かな説明となると、結構それだけで嫌悪感が出るという方もいらっしゃると思うので、これを導入することによってこういうことができるんだと、まずイメージをしっかりつけさせていただくということが大事かなと思います。
それから、先ほど杉山委員からありましたけれども、アプリケーションの作成機能とか、ＢＩツールとか、導入直後は、これを効率的に使いたいとなっても、実際に機能をなかなか使い切れなかったりということがあると思うんです。ユニファイド・コミュニケーションを導入することによって、人が削減できるわけでもないと思いますし、要は効率的になる。空いた時間をしっかりと別の成果物を生み出せるということができるようになってくるとなると、こういうアプリケーションの作成機能とか、ＢＩツールというのをどれだけうまく使いこなせるかというところもかなり重要になってくるのかなと思います。
ただ、使いこなすのはすごく難しいと思うんです。どれだけ知識がある方でも、使いこなしていくにはそれなりの経験がないといけないと思いますし、皆さんに効果的に使っていただくためには、例えばサポートする人が必要であるとも思えますし、もしくはマニュアルをがっちり作るか。それもすごく大変だと思うんですけれども、その辺を効果的に使っていただくために、今何かお考え、どのような考えがあるか伺いたいと思います。
白井企画部情報システム課長
まず、職員からの問合せ等については一定数以上のものが想定されるというふうに考えてございますので、その運用保守の中で、そういったところのサポートも含めて一緒にやっていけないかというところを現在検討している状況でございます。あわせまして先ほど委員の御指摘がありましたアプリケーションの作成機能であったりＢＩツールの機能につきましては、作成したものを中野区の職員間で、要は全庁的に共有する機能があることも確認してございます。まず先行して興味を持って取り組んでくれる職員というのが一定数いるということを想定してございますので、またそういった職員からの導入の紹介みたいなところも情報システム課としてサポートしていけないかと考えてございます。
日野委員
その辺をしっかり効率的に皆さんが使いやすいように工夫していただきたいと思います。
それと、今後は、この案１、案２、どちらになるかはまた別として、導入したことによって、これまでの業務をこのツールが担うこともかなり多くなってくると思うんですけれども、このツールがシステム的に使えなくなってしまった、システムが何らかのトラブルによってこれが使えなくなったときの役所の業務の影響というのが非常に危惧されるところだと思うんです。まず、そういうシステムのトラブル時の対応というのをどう考えているのか、もしくはこれからどう考えようとしているのか、その辺を伺いたいと思います。
白井企画部情報システム課長
クラウド型のサービスを使っていくことになろうかというところもございますので、システムのトラブルによって一時的に使えなくなるといったところは、可能性としてはもちろんあり得るというふうに捉えてございます。その中で区としましては、そういう状況に陥った場合においても、ＢＣＰの視点においてどのように業務を継続していくのか、そちらについては非常に重要な課題であるということで考えてございますので、製品が決定した後に、それぞれのものについてどういったことが考えられるのかというのは丁寧に検討してまいりたいと考えてございます。
参考に、マイクロソフト３６５につきましては、このサービスを開始しまして８年間たってございます。一応製品そのものの完全停止というところは一度もないというところは確認はしてございますが、一方で、一、二時間程度利用しづらくなったりというところは全世界的にニュース報道もされますので、委員方も御承知いただいているかと思いますが、そういったところに備えて、どういった形で業務継続していくかというのは併せての課題と認識してございます。
日野委員
昨年、一昨年のＪＩＰでのシステム障害なんかもあって、あれは、想定外の機器のトラブルによって、データもバックアップしたところまでは残せたけれども、バックアップが取れていない時間帯のものは残せなかった。そのときにも質疑しましたけれども、要は区の保有しているデータ、情報というのは、管理責任は区にあると思っています。どういうトラブルが起きるか分かりませんけれども、どんな状況にでも対応できるように、データの管理というところもしっかり区が責任を持ってやっていただきたいと思います。最後、ここだけ聞いて、その辺はどのようにお考えになっているか伺って、質問を終わりたいと思います。
白井企画部情報システム課長
そちらにつきましては、それぞれの製品につきまして、区のほうでも研究をしているところでございます。まず、シスコの製品につきましては、稼働中においてもバックアップが取れること、また、バックアップの取得先については複数のサーバーを指定できることをあらかじめ確認してございますので、データを二重三重にバックアップを保有していくというところを考えてございます。また、マイクロソフト３６５の製品につきましても、こちらについては東日本と西日本にそれぞれデータセンターがあること、また、バックアップという概念ではなく、イメージとしまして常にミラーリングを三重または四重に取っているといったところも確認してございますので、これらの状況も踏まえながら、先ほど委員からの御指摘もありましたＢＣＰ、またはデータの保存、そういったところについても詳細を詰めてまいりたいと考えてございます。
大内委員
まず、こちらの新庁舎のほうなんですけれども、４ページから、いろいろ窓口の形が出ているんですけれども、コミュニティゾーンとオフィスゾーンだと、ちょっと形態が違うと思うんです。この出ているのはどちらか。多分これはオフィスゾーンをイメージしているのかなと思うんですけれども、どうなんですか。
中村新区役所整備課長
ただいま委員から御案内いただきました４ページにつきましては、３ページで言います６階から９階のゾーンを表してございます。
大内委員
では、コミュニティゾーンのイメージというのは出ていないんですか。
中村新区役所整備課長
新庁舎２階から４階のゾーンも基本的にはこちらの別紙資料の４ページにあるように、間にセキュリティラインが入っている設計になってございますけれども、今回の資料では御案内してございません。
大内委員
４ページ目は、真ん中に階段があるのかな。多分２、３階まではエスカレーターがあるでしょう。エスカレーターはこの左のことだと思うんですけれども、真ん中にあるのは階段なのか。
中村新区役所整備課長
説明が漏れて失礼しました。
新庁舎の４階から９階までには、こちらの図面にございますように、中階段がございまして、職員がこちらを移動して働くといった想定でございます。
大内委員
分かりました。ということは、まさしくオフィスゾーンなんだけれども、コミュニティゾーンの図面というか、セキュリティラインの設定みたいなものは出ていないんですけど。
中村新区役所整備課長
１階は区民の方が入ってくるゾーンなので少しレイアウトは違うんですけれども、基本的に２階と３階も同じようなイメージで、間にセキュリティラインが入りまして、区民の方と職員の動線を分離する想定でございます。
大内委員
だから、２階と３階の図面はこういう形ではないんですか。
中村新区役所整備課長
今回は上層階を想定したレイアウトをお示ししてございますけれども、２階と３階も今後御案内をしてまいります。
大内委員
今後ではなくて、オフィスゾーンだけを示して、何でコミュニティゾーンとかを一緒に示さないのか。別に示してくれればいい話。遅れているのか。例えば４階のところには、町会連合会等の施設が入ったりするので、形もちょっと違うのかな。でも、ここに生活援護課のいろいろな相談窓口等も入るので違うと思うんだけれども、要は、２階とか３階のコミュニティゾーン、４階も含めて、まだレイアウトがはっきり決まっていないということだったら、そういうふうに言ってもらいたいんです。
中村新区役所整備課長
大変失礼しました。今回の報告が職員の働き方の御案内になりますので、職員が主に働くゾーンというところでこちらの図面で御案内させていただきました。ただいま委員が御案内のとおり、新庁舎は２階、３階も職員が働くゾーンになりますので、今後区民サービスの報告も考えてございますので、そのようなタイミングに合わせて報告をしてまいります。
大内委員
では、２階、３階、４階では、ユニファイド・コミュニケーションを使わないのかという話になってくる。だから、なるべく早い時期に示してもらいたい。２階、３階、４階は使わないんですねという話になるから。
あと、ぱっと見たときに、トイレとかの位置が見づらい。どこの階も多分同じ位置に全部トイレが入るでしょう。来庁者用と職員用と多分別々につくるのかなというイメージがあるので、大体どの辺か。それと同時に、これは渋谷区役所で見たんですけれども、会議もできるけれども、休憩もできるみたいなスペース、あるいは結局昼食を取るときに、自席で取るというのはなかなか取りづらい。そのために、会議室にもなるけれども、休憩スペースにもなるようなところがあったんです。女性で言うとパウダー室みたいなのもあったし、そういうのはどこに配置されるとかあるんですか。
中村新区役所整備課長
ただいま委員御案内のトイレにつきましては、別紙資料の４ページにございまして、階段が右左両方にあるんですけれども、そちらのあたりにトイレについてはありまして、区民と職員で違うトイレがございます。
打合せスペースについては、会議にも使いますし、一定の時間は休憩等にも活用できるように検討をしてございます。こちらの新庁舎では、パウダールームの設置は考えてございません。
大内委員
最後がよく……。しているのか、していなかったのか。
中村新区役所整備課長
パウダールームの設置は考えてございません。
大内委員
僕はつくれとか言っていませんけれども、渋谷区では、そんなに大きなスペースではないから、パウダー室は更衣室と同じようなものなのか。女性と男性と感覚が違うから、そうすると、あとは名称次第だと思うんだけれども、別に更衣室をパウダー室と言えばいいだけの話なのではないか。逆に言えば、場合によっては、男性も更衣室が要るわけだけれども、そういうものは言い方を変えれば済む話だし、せっかく渋谷区役所を見にいっていいなと思ったものは、一応もうちょっと検討していただきたい。
次に、情報システム課の報告で、質問内容がいろいろ項目があったんだけれども、そもそも何をやらなければいけないか。要するに職員の人がやりたいではなくて、そもそもこれぐらいはやらなければいけませんという項目はどれなのか。
白井企画部情報システム課長
まず、新区役所で目指している場所にとらわれない働き方というところに視点を置いた場合につきましては、区として必須と捉えているものにつきましては、基本的には、まず、１番の業務用チャット、２番のウェブ会議、３番の電話の統合といったところは必須であると捉えてございます。また、それ以降の２４時間３６５日、あとモバイルワーク、また私物端末であったりといったところは、付帯的にやれれば、よりいいというところで捉えてございます。まずは１番から３番のところが必須であるというところから、現在案１または案２の検討をしているというところでございます。
大内委員
そうなると、別に１、２、３は利用したいかどうか聞かなくたって、これは利用しなければいけないんですという聞き方をしないと、あえて言えば、利用したい人が少なかったらやらないんですかとなっちゃうじゃないですか。別に聞く必要はないとは言わないけれども、利用したい人が少ないと見ちゃうと、新しい庁舎のイメージが伝わっていないのかな、新しい庁舎における仕事の仕方というものがちゃんと職員に伝わっていないのかなというイメージに取れちゃうんです。新しい庁舎でやる仕事のスタイルで言ったら、これは必要なんです。利用したいではなくて、これは利用しなければ、新しい庁舎では仕事が進まないんですというイメージがちゃんと伝わっていないのかなと思うので、もう少し工夫してもらいたい、きちんとしてもらいたい。
それと同時に、今で言う１、２、３が必須だとすると、次のページの案１、案２があるでしょう。この１案でも２案でも、それは可能なんですか。
白井企画部情報システム課長
いずれにしろ、１番から３番につきまして前提条件と考えてございますので、案１、案２ともに、実現可能でございます。
大内委員
それとあともう一つ、これは参考というのが出ているんだけれども、参考はバツだとか三角が多くて、金額はそれなりに高い。これは簡単に、何でこういう結果になっているのか。
白井企画部情報システム課長
こちらにつきましては、従前考えてございましたのは、職員に、要は場所を選ばないということで、スマートフォンの貸与を考えてございました。およそスマートフォン２,０００台程度と想定してございましたが、要はハードの部分がパソコン１台で済むのか、パソコン及びスマートフォンなのか、また、そのスマートフォンは当然通信費がかかってきてございますので、経費としては大きくなっているというところでございます。
大内委員
２,０００台というと、現業の人たちも含めて、保育園の人たちも含めて、学校での事務の人たちも含めて、全員に持たせるのか。
白井企画部情報システム課長
職員数でいくとそうなるんですけれども、そもそもこのユニファイド・コミュニケーションといったツールの導入のライセンス数でいきますと、３,０００ライセンス程度になると考えてございます。そちらの理由と申しましては、いわゆる会計年度任用職員とか、そういった事務の補助で入ってきている職員等にも連絡手段等が必要でございますので、そうしますと、現業の方たちの全員に必要であるとかということは一切考えてございませんが、一定程度の確保は必要であるといったところで、当時２,０００台と見込んでいると聞いてございます。
いさ委員
ユニファイド・コミュニケーション導入の検討状況についてのところからお聞きをします。
１番のところで、アンケートをやっています。その中で私物端末の業務利用ということを聞いていて、ここは利用したいの回答が低くなっている。何となく分かりはするんですけれども、この点で想定されることがあるかなと思って、今私が思っていることは、例えば私物端末を使ってトラブルが起きたとき、どうするのかということは、前もっていろいろ決めておく必要があるのではないかと思うんです。具体的には、私物のパソコンを使っていて、それが故障したというときに、どちらがどうなのか。これは私的な利用をしていて壊れたのではないから、区が修理費を出してくださいという話になるのかどうなのかみたいなことだとかいうことは整理をしておく必要があるのではないかとか思うんですが、この点はいかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
職員の私物の端末を業務に利用するといったところにつきましては、委員御指摘のとおり、まだ様々研究、また議論をする必要がある項目があると捉えてございます。今回アンケートの中でも、こういったこともできるというところで職員にアンケートを取りましたが、こちらのほうについては、職員からの意見にもありました公費負担の視点などもございますので、直ちにできるかといいますと、こちらについては今後も引き続き十分な議論が必要になってくる。また、ルールの整備といったところも併せてしていかなければいけないと考えてございます。
いさ委員
分かりました。使いたいという方もいらっしゃると前も聞いていましたので、その辺はよくよく検討いただきたいのと、加えて、例えば部署に予算がないから、私物があるならそれを使えのような強要がされることがないようにということで、それも要望としては挙げておきます。
次なんですけれども、同じところで、そもそもユニファイド・コミュニケーションそのものが合わないといいますか、業務上かっちりと合わないという仕事の仕方、部署もあるのではないかと思っていて、基本、庁舎内にいて、デスクで仕事をしているというスタイルと、窓口でやり取りするというところで大分温度差があるかと思うんです。そこらあたりは担当としてはどのように認識されていますか。
白井企画部情報システム課長
委員御指摘のとおり、例えば窓口職場の方たちがこちらの機能をフルで使いこなすというのは、なかなか想定はしづらいのかなと思います。一方で、現在、そういった職場の方たちと電話等で連絡を取ろうとする場合には、窓口の対応等をしてございましてなかなか捕まらないといったところもございます。そういった際に、職員がログインをすると、チャット等でそういったところの相談事項であったりを個別にできる。また、空いた時間に簡単にコミュニケーションを取れるという意味では、こちらについては効果があると考えてございます。
いさ委員
改めて引き続き現場の方とは密に、どうやったらうまく使えるかというところを話していただきたいと思うんです。
次に、新庁舎のほうで、電話もパソコンにつながっていくということでは、いろいろなツールがＬＡＮの配下にぶら下がっていくという格好になると思うんです。そうなると、ＬＡＮのトラブル、ネットワークのトラブルが起きたときのダメージというのが大きくなるのではないかと思って、冗長性の強化です。ネットワーク自身の強化をしていくということが必要になるのではないかと思うんですが、この点はいかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
ネットワークを新庁舎においてどうするかというのは、委員御指摘のとおり、非常に重要な課題であると捉えてございます。来年度設計をしてまいりたいと考えてございますが、現時点でも、原則は無線ＬＡＮでと考えてございますが、一方で、有線のＬＡＮを一定数各島ごとに確保するなど、そういった形での冗長性というところを高めていくというところは考えてまいりたいと考えてございます。
いさ委員
ぜひそれは本当によく考えてほしいと思います。例えば有線でバックアップを用意するというのはいい考えだと思うんですが、一方で基幹のところです。上流のハブだったりルーターのところとかで障害が出れば、結局は全部影響が出るということですから、そこらあたりも含めて、設計の段階からきちんと強いものにしていただきたいと思います。
もう一つ、ＰＣに電話がつながるということでは、ふだん使えている分にはそれほど変わらなくても、例えばパソコンのトラブルで電話も使えなくなるというケースだったり、いろいろ想定されることはあるかと思って、大きく変わるという点では、それに対応する人員が絶対に必要になると僕は思っているんです。具体的には、情報システム課の体制強化というのは今でも必要なのに、こういうふうに変わっていく中では、さらに加えて必要になってくるのではないかと考えます。
人を増やすということに当たっては、早い段階から、つまり、今のような検討の段階から人に入ってもらうというのがいいのではないかと私は思っていて、ぽっと後から入ってきて新しいシステムがこうなっていますというのは、技術書、定義書を読み込んだりとかということで、逆に結構コストがかかるんです。そういう意味では、早い段階から情報システム課の人を増やす。できればプロパーで増やす必要があるのではないかと考えますが、この点はいかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
職員に向けた情報システム課としてのサポート体制の充実といったところは重要であると考えてございます。一方で、それらを運用保守の委託の一環でやるのか、職員の自前でやるのかといったところにつきましては、現時点ではまだ検討中ではございますが、一方で、先日、第３回定例会で議決をいただきました任期付短時間勤務職員の採用といったところでの区としての体制強化といったところは配慮していただいているという認識でございますので、引き続き最適な体制を検討してまいりたいと思います。
いさ委員
一定、それは対応するのに事業者にお願いしなければいけない部分は絶対出てきますから、細かいところは分からないわけです。ただ、全体像をプロパーのところでつかんでいないと、丸投げの部分が多くなればなるほど、逆にトラブルに弱くなると思っていますから、ぜひこれは早い段階で、プロパーで増やすということを要望としておきたいと思います。
石坂委員
何点か伺います。
まず最初に確認で、ユニファイド・コミュニケーションを入れる形で、電話機をそちらのほうにつないでいく、統合していくという形で考えていらっしゃる。それに対して様々意見は出てはいますけれども、恐らくこれは職員の理解であるとかセキュリティを高めていく中で解決していくところかなと思っています。ただ、災害が起きたときですとか大規模な停電が起きたときに、ユニファイド・コミュニケーション、ＩＰフォン的なものに関してはどうしても限界があるところがあります。これは災害時ですとか、停電時に備えて、一定数の固定電話の補助は必要になります。その際、災害なんかですと問合せが増えますので、十分な回線数の確保が必要かと思いますけれども、そのあたりは大丈夫という認識でよいですね。
中村新区役所整備課長
新庁舎でも一定数の固定電話の設置は考えてございますので、災害対応等にもそのような対応でしてまいります。
石坂委員
それでは、また別のところで、ユニファイド・コミュニケーション導入の検討状況についての資料の３ページのところです。これは御答弁いただくのが御報告いただいた担当ではなくて、もしかしたら職員課のほうになるのかもしれませんけれども、今回３番目のところで、かかる経費として金額が出ています。それによって付帯的に見込める効果のほうが時間数で比較はしづらいと感じているところでありますので、例えば１,５００時間削減されますとか、これをすることによって４,２２４時間削減されますと出ています。これは単純比較は当然できないんですけれども、職員１人当たりの年間勤務時間というのが何時間なのかということと、あと、これは通常の勤務時間だと数字をはかれませんけれども、例えば超過勤務などの際の１時間当たりのコスト、これはもちろん職員によってお給料は違います。目安として、区のほうとして、１人当たりの年間勤務時間と超過勤務の１時間当たりのコストを教えていただけますでしょうか。
中谷職員課長
職員１人当たりの年間の時間数は１,８８３時間程度で見込んでいます。超過勤務は、そういった観点で数字としてお示しするのは難しいのかなと思います。
石坂委員
そうした形でいくと、年間で１,８８３時間といいますと、各項目を進めていくことによって、職員複数名分の時間が出てくるんだなというところがあったりします。超過勤務分もそういうことでこれまで考えたことはなかったということでありますけれども、これを進めていく際には、しっかりとそのあたりも時間数を金額に合わせて考えていくとか、そうした観点からの比較も必要だと思うんです。そのあたりは今後どのようにお考えでしょうか。
中谷職員課長
定量的な効果が実際どれだけ実現できるかというところだと思うんですけれども、対象となる職員数が非常に多いので、なかなか寄せて定数削減というのは難しい。その分、実現可能性として高いのは超過勤務の削減の部分になろうかとは思います。もちろん、誰がどれだけ残業を減らせるかによって、確かにコストの部分は単価が違うのでそれを数値化するのはなかなか難しいところではあるんですけれども、一定それで超過勤務の削減効果が見込まれるということと、あとはほかの業務に生み出された時間を割り振ることができるということなので、より生産性の高い仕事ができるようになるのかと考えてございます。
石坂委員
表示の仕方は様々あると思いますけれども、それこそ、厳密に出なくても、平均的な部分でも分かればいいと思います。今後資料の作り方などでぜひ検討いただければと思います。
それから、新庁舎で目指す職員の新しい働き方のところで、５ページなどに、倉庫・書庫スペースという形で書かれています。多分これも一つの部署で一つの書庫ではなくて、まとまった形で集約していくということであると思いますし、そもそも書庫に入れずに電子化していくというものも、ＯＣＲなどにやっていくという部分が増えていくと思うんです。こうしたものに関して、電子化したものである、あるいは共用の書庫に入っているものについて、ただ単にそこにありますということで改めてがさがさ調べるのではなくて、必要なときに必要な情報が素早く取り出せるという形のシステムも必要になると思うんです。そのあたりというのはどのように考えていらっしゃるんでしょうか。
中村新区役所整備課長
現在、新庁舎に向けましてペーパーレス化の推進の取組を進めてございまして、その中で検索性が高いようなシステムの導入も考えてございます。こういった倉庫・書庫にあるものにつきましても共用化されるわけでございますけれども、一定のルールをつくることで、効果的に使っていけるように検討をしてまいります。
石坂委員
少なくともどこに何があるか分からないとか、もう使っていないものが使われないまま放置されることがないような把握の仕方をしっかりと心がけていただければと思います。
それから、今回の御報告の中で、区の職員の仕事がかなり軽減されていくとか、効率的になっていきますという話が出ています。９ページを見ますと、タイトルは「職員の創造性・生産性」とありながら、オンライン区民相談とか、地域団体のウェブ会議などとか、アウトリーチサービス、区民との関わりの部分が出てきています。区民にとってもすごく意味のあるものであることが必要であると思いますし、実際に報告の中で読み取りにくいんですけれども、そうした効果が相当あると思います。例えば電話を統合することによって、ＩＰフォンが導入されれば、ＩＰフォンの回線を使われている区民の方からすれば、安く電話がかけられるなどですとか、あるいは素早く検索できるようなシステムが入って、今答弁いただいた形になっていくことで、区民にとっても、待たされずに素早く対応してもらえるですとか、あるいはたらい回しを避けられることなんかもこのシステムを導入していくことでできると思うんです。
あるいは最近銀行なんかでもそうですけれども、長い待ち時間というイメージがありました。待っている間に、タブレットが渡されて、記入できるところは記入しておいてくださいと言われて、記入しておくと、申請用紙にタブレットで入れたものが出てきて、窓口の職員と、残っている部分を埋めていくとか、確認する形でやることで、素早くやったりとかということができるようになったりしています。
今回のことに関しても、今後の報告のときでいいんですけれども、区民にとってどのようなメリットがあるのかというところをもうちょっと強く打ち出すことが必要だと思うんです。そのあたりをいかがお考えでしょうか。
中村新区役所整備課長
今後の報告の中で、区民サービスがどのように変わるのかということの報告も考えてございます。ただいま委員から御指摘いただきましたような新庁舎の窓口のサービスを向上させるコンセプト等についても、ただいまいただいた御指摘も踏まえまして検討をしてまいります。
近藤委員
新庁舎で目指す職員の新しい働き方の検討状況のほうで、何点か確認させてください。
６ページに、新庁舎の打合せスペース例みたいなのがあるんですけれども、打合せスペースみたいなものが広くなって、そして、皆さん、ノートパソコンみたいなものを持ち寄って、タブレットみたいなものを持ち寄って会議をする。そのイメージというのはすごく分かるんです。それで、新庁舎ですから、気持ちのいいオフィスになるんだなということは分かるんですけれども、この大きな画面のパソコンみたいなものがあります。これというものを打合せのところに持ってこられるようなシステムになっているんですか。
中村新区役所整備課長
ただいま近藤委員御案内の６ページの２人で資料作成とか、そういったことですか。
近藤委員
新庁舎の打合せスペース例のミーティングコーナーのところにある大きな……。
中村新区役所整備課長
こういったモニターを打合せスペースには基本的に設置を常設でしたいと思ってございます。
近藤委員
そうしますと、画面を見ながら、皆さんで打合せができるということで、いいことだと思うんですけれども、その画面以外で言えば、この右上に書いてある現庁舎の打合せスペースとそんなには変わらないわけですね。ここが便利になるという考え方なんですか。
中村新区役所整備課長
こちらの打合せスペース、ミーティングスペースのほうに職員の端末を持っていって、そこでこの画面に接続をしまして、資料の同時編集等を実現したいと考えてございます。
近藤委員
分かりました。そこはしっかりとコーナーごとにないと意味がないという感じなんですけれども、それで、次のページに行きますと、執務室のピンクのところなどは、自分の席というか、固定席というのはないんですか。みんな、それぞれ朝来ると、どこに座っていいか分からないみたいな感じで働き始めるような予定になっているんですか。
中村新区役所整備課長
新庁舎での職員の座り方でございますけれども、現在そちらは検討しているところでございます。基本的には、職員は机の上に何もない状態で帰宅をしまして、次の日に来庁しましたら、自分のロッカーからＰＣ等を出して働くといった働き方を想定してございます。ですので、実際職員が固定席か自由席かというのは今後の議論になりますけれども、どちらでも対応できるように検討はしてございます。
近藤委員
それなんですけれども、ロッカーに毎日荷物を入れて帰って、朝になったら、昨日とは違うところの席に座るみたいなイメージだと思うんです。今の働き方を見ると、書類をそのまま置いて、次の日、そこから仕事をするみたいなやり方をしていて、それがペーパーレス化や効率化でうまく回ればいいんですけれども、そこら辺が初めはすごく混乱するのではないかと思っています。その辺はいかがお考えですか。
中村新区役所整備課長
新庁舎に向けまして、段階的にペーパーレスの推進や働き方の検証をしまして、実際新庁舎に行ったときに効率的に働けるような検討が必要だと思ってございます。現在、先ほど報告しましたモデルオフィス等でもこのような検証をしてございまして、実際にいろいろ課題も出てきてございますので、それらの内容も踏まえまして、新庁舎に向けて検討を進めてまいります。
近藤委員
アンケートでは、こういったことはお聞きしていなかったと思うんですけれども、職員の働き方というのが、今まで固定席であったのが違うことになって、ロッカーに１回ずつ自分の荷物をしまって帰るというと、かなり負担だったりする方もいると思うんです。その辺は職員の方の下からの声といいますか、多くの職員の方の声を聞いてやらないとうまく進まないと思うんですけれども、その辺はいかがですか。
中村新区役所整備課長
実際新庁舎の職場等の見学会等も開催してございまして、職員の皆様の声は広く聞き取りまして、その中で実現できる働き方を検討してまいります。
近藤委員
この資料を見ますと、今検討中の段階なんだと思うんですけれども、打合せスペースですとか、こうやって広々したスペースでペーパーレス化でやっていくということは伝わるんです。一人ひとりの職員が一番大事ですから、会議をするときだけではなくて、毎日の仕事、そこがどういうふうにはかどるかというところがこの資料からは見えてこないんです。そこが、もちろんペーパーレス化やいろいろなことを取り入れるということは大事なことですけれども、働きやすいというところに目を向けていただかないと、ペーパーレス化にした、それから、いろいろな機器は入ったと言いますけれども、それが結構働きにくくなってしまっては元も子もないので、そこら辺はしっかりとしていただきたいと思います。それは要望です。
それと、違うところで、９ページの「さらなるコミュニケーションの拡充」というところで、ほかのことは大体分かるんですけれども、アウトリーチチームに区役所からユニファイド・コミュニケーションの活用を使ってどのように利用できるのかというのが想像できないんです。アウトリーチチームに電話をしたりしても、すぐには来てもらえなかったり、どこが担当だというので、これは住宅担当だ、これは保健所担当だと今までなってしまっているんです。この区役所からさらなるコミュニケーションの拡充でどのようにアウトリーチチームが動きやすくなるか、その辺は分かりますか。
中村新区役所整備課長
アウトリーチチームが例えば現場に訪問に行った際などに、区役所やほかの関係機関等と円滑に連絡を取ることで、区民サービスを迅速に提供できるようなサービスはできないかというところを検討してございます。
近藤委員
ですから、それは、コミュニケーションツールが充実するとどのように取れるようになるということですか。
中村新区役所整備課長
現場の状況等も区役所やほかの関係機関と迅速に伝達できますし、情報のやり取りもスムーズにいきますので、アウトリーチで訪問した際に、一定程度の対応も実現できるのではないかと思ってございます。
近藤委員
今までは電話で時間がかかったところが、どういうツールで短くなるということを想定されているんですか。
中村新区役所整備課長
例えば訪問した際に、オンラインで面談等も行ったりできますので、そのアウトリーチの職員だけでは対応できないようなことも含めまして、区役所等と連携いたしまして、サービスが提供できるものと考えてございます。
近藤委員
アウトリーチチームが行ったときに、その場でオンラインでつながったりとかすることが可能なら、すごくすばらしいことだと思うんですけれども、これもなかなか難しいのではないかと思います。ぜひ検討をお願いします。
立石委員
まず、新庁舎のほうから、オフィスゾーンとコミュニティゾーンについて、大内委員からも質問がありました。私のほうでも少し確認をさせていただきたいのが、コミュニティゾーンとオフィスゾーンは、待合スペースと執務スペースの割合が違うというところですが、基本的なセキュリティゾーンの考え方とか、あるいは待合スペースの考え方は同じで、執務スペースが広い。オフィスゾーンにおいてはそれを広く取るというイメージなんでしょうか。
中村新区役所整備課長
資料の３ページで御案内いたしますと、新庁舎１階は区民の方が利用するスペースがメインになるので少しレイアウトが違いますけれども、新庁舎２、３、４階が区民の方の窓口スペースを中心に配置している階になりまして、基本的には、今委員から御案内いただいたような考え方になってございます。その上の７、８、９階が一定程度執務室が多いスペースになりますので、待合室につきましては、２、３、４階よりは狭い設計となってございます。
立石委員
ありがとうございました。では、各フロアごとに大体同じような機能が配置されるということですね。
ユニファイド・コミュニケーションの導入について、他の委員も触れられておりましたが、このアンケート結果のところで、ＢＹＯＤです。様々課題もあろうかということで、先ほども回線料の負担をどうするかとか、あるいは端末を各自に買う費用をお渡しして、共通規格にするため、同じ指定端末を買ってもらうのかとか、いろいろ課題があると思うんです。例えば渋谷区とかはＢＹＯＤをやっています。あるいは港区はどうなんでしょう。その辺の先行自治体の状況等を分かる範囲で聞きたいのです。
白井企画部情報システム課長
他区において、ＢＹＯＤの実施を段階的に始めているというところは確認を取ってございますが、現在手元に詳細にどのようにやっているかというのがございませんので、今後引き続き調査をしてまいりたいと考えております。
立石委員
そちらはお願いします。
続いてモバイルワークについて、こちらも私は必要だと思っています。その場合、端末の持ち出しというんですか、ＢＹＯＤではない場合は、例えば勤務が終わったときに、職員が家にパソコンを持ち帰ることができるのか。あるいは在宅勤務のときだけ事前に申請をしておいて持ち帰るようにするのかとか、その辺の整合も図る必要があると思うんですが、現状の考えを聞かせてください。
白井企画部情報システム課長
モバイルワークで職員が現に使っている端末を持ち帰るのか、または持ち帰り用の端末を一定数確保するのかといったところもあろうかと思いまして、そちらについては、ネットワークのほうでどのように接続をするかという部分もございますので、製品が決まりましたら、それに合わせて最適な方法を検討していきたいと考えてございます。
立石委員
ありがとうございます。４の見込める効果というところで、聞き逃したかもしれないんですが、案１、案２において、削減の時間を示していただいております。これは人件費として見たときには、大体幾らぐらいの値段になるのか。あるいは案１、案２のランニングコストと比較した場合どうなのか確認させてください。
白井企画部情報システム課長
こちらのほうは、まず、人件費として、行政評価のほうで示してございますおよそ８２２万円というところを年間で見込んだ場合に、職員１人当たりの１日の稼働実数７.７５時間と踏まえた場合につきましては、まず（１）でおおよそ２万４,０００時間というところの削減時間を合計しますと見込んでございます。こちらのほうを定量的といいますか、１人当たりの時間数、先ほど御報告しました１,８８３時間で割り戻していきますと、人件費相当ではおおよそ１億円余というところで、まず（１）についてはなろうかと思います。
また、（２）のアにつきましては、通勤時間というところで、職員の勤務時間には入ってございませんので、（２）の定型的な作業の自動化、ＲＰＡというところでおよそ２万５,０００時間の削減を見込んでいる。こちらにつきましても、先ほどと同様に職員１人当たりの人件費というところで見ますと、およそ１億１,０００万円というところの削減効果が見込めるのかと想定をしてございます。
立石委員
これらの機能を使いこなせるかどうかということで、ほかの委員の方からも御指摘がありましたけれども、ノウハウの共有もそうだし、課がこういうシステムをうまく工夫して使っている。競争だったり、そういう事例の共有なんかをしながら高めていただきたいと思っています。
会議録の作成なんかもここに入っているわけですけれども、委託している業務もあるわけですよね。単純に時間の削減以外の部分で、委託料の削減なんかも見込めると思うんですが、その点についてはいかがですか。
白井企画部情報システム課長
会議録につきましては、委託で現在やっているというところも把握はしてございますので、当然にそういったところでも波及的効果が生まれるのかなと捉えてございます。
立石委員
人件費のところ以外にも関連してかかっている費用が削減できるという効果もあるとは思うんですけれども、その辺も今後御報告いただけるとありがたいです。
それと、今後職員間のやり取りをチャット化していく、それによって効率化していくという考え方を示されているわけです。まだこれは先に議論していく話だと思いますし、この場に次長もいないので聞けないんですけれども、例えば議会とのコミュニケーションというところで、理事者と議会ができるようなことも──本当はここで議論するものではないんですけれども──視野に入れていく必要があって、仮にそういう提案というか、動きが議会からあった場合、今想定しているシステムとかでそういったことは可能なんですか。
中村新区役所整備課長
新庁舎におきまして、議会でも改善検討会等で議会運営について検討をしていただいているものと認識してございます。今回報告させていただきましたような内容を今後も議会のほうに情報提供をしっかりさせていただきまして、新庁舎で議会と管理職を中心に、職員がどのようなツールで情報共有等を図っていくかにつきましては、引き続き検討をしてまいります。
渡辺委員
新庁舎のスペースのことでお伺いしていきます。
まず確認なんですけれども、６ページの打合せスペースなど、いろいろな写真とかでブース化しています。これは、一般の区民の人が借りたいとかという場合は使えるということは考えていますか。
中村新区役所整備課長
こちらについては、職員の使用を考えてございます。
渡辺委員
今回は職員の働き方を中心ということで、そういった報告ではあるんですけれども、新庁舎に移ることによって、区民サービスをどれだけよくしていくかという観点は非常に重要だと思っております。実際、新型コロナの影響もあって、在宅ワークが民間の会社もどんどん進んできている。中野区の場合ですと、居住スペースが狭いということで、共働きの場合とか、同じ家の中で仕事もできないということで、在宅ではあるんだけれども、外で仕事をせざるを得ないということですとか、一緒に仕事をしていくと、お互いにちょっと邪魔になってしまうという課題はあると思うんです。
例えば中野東図書館、新しくオープンしたところ、ああいうテレワークができるような、インターネットも配備してということで、こういったスペースがあると区民の方は非常に喜んでいただけるものなのかと思うんです。新庁舎で新たに小さい個人のスペースでもいいので、そういったものを用意していくというのも一つの新しい時代の働き方の中で提供すべき区民サービスなのかなと思うんですけれども、そういったことをこの新庁舎で設置するようなことは検討はしていますでしょうか。
中村新区役所整備課長
新庁舎の１階にイベントスペースや区民の方も使っていただく会議室等の設置も考えてございますので、そちらのスペースの具体的な運用については今後の検討になりますが、ただいま委員からいただいたような御指摘も踏まえまして、検討をしてまいります。
渡辺委員
ぜひ検討していただきたいと思います。改めて聞きたいんですけれども、今の庁舎と新しい庁舎、延べ床面積に関しても相当広くなっているかと思うんです。一応数字をもう一回確認したいんですけれども、現庁舎の延べ床面積と新庁舎の想定している延べ床面積の数字をいただいてもよろしいですか。
中村新区役所整備課長
現庁舎でございますが、おおむね２万８,０００平方メートルでございまして、新庁舎では４万７,０００平方メートルを想定してございます。
渡辺委員
ざっくりと１.５倍ぐらいの広い面積が確保されるということで、その分、当然職員の働き方向上、必要だと思うんです。区民、もしくは区内事業者、区民は何年かに１回来るか来ないか、そういった方が多いと思うんですけれども、区内での行政と関わっている事業者という方々に関しては、非常に密接に関連していくと思うんです。そういった方々に対する事業者向けのサービス、そういったものも検討していく必要があるのかなと思うんですけれども、その辺は考えていらっしゃいますでしょうか。
中村新区役所整備課長
１階の先ほど御案内しましたイベントスペースや会議室は区民の方に使っていただきまして、実際の運用方法を検討してございますが、事業者の活用については、まだそこまで具体的に考えてはございません。新庁舎でどのようなことが実現できるかについては引き続き検討をしてまいります。
渡辺委員
ちなみに、区内事業者に対しての新庁舎の説明をこれからしていくかと思うんですけれども、いろいろな要望とか意見、ヒアリングするような予定というのは考えていらっしゃいますか。
中村新区役所整備課長
これまでも設計を進める中で事業者の方からも御意見をいただいてまいりました。今後そのような機会を具体的にどうかということは考えてございませんけれども、新庁舎整備担当にいただいた意見についてはしっかりと検討をしてまいります。
渡辺委員
もし新たな要望とか、こういったことがあった場合は、ぜひしっかりと検討はしてもらいたいと思います。
今回新たに４万７,０００平方メートルの新庁舎へ移るに当たって、他の委員会とかでもいろいろやったとは思うんですけれども、生活援護課の執務スペースを外に出すとかということとか、いろいろ右往左往していたところはありました。単純に何でそういう場所がないということで出ていったのかというところに関して、いまいち腑に落ちないところがあるんです。職員１人当たりの仕事をするスペースの確保ということが今よりも大きくなるというところを一つ挙げられているんですけれども、どの程度広がるのか。それも数字をいただきたいんですけれども、分かりますか。今１人当たりこれぐらいの作業スペースがあるところを新しい庁舎に行ったらこれぐらいの作業スペースになると、その数字は分かりますか。
中村新区役所整備課長
現庁舎と新庁舎で職員の働き方は大きく変わりますので、単純に比較というのは難しいと思ってございます。
渡辺委員
単純に比較が難しいというのはどういうことですか。
中村新区役所整備課長
先ほどから御説明してございますスペースの集約・共用化等も行ってございますので、あと、新庁舎の窓口スペースの共用化も考えてございますので、単純に比較するということは難しいと思ってございます。
渡辺委員
では、私は、一人ひとり作業スペースが広がるから延べ床面積が大きくなったというふうな理解をしようとしているんですけれども、全体的には、１人頭の作業スペースは大きくなるという認識は間違っていないということでよろしいんですか。
中村新区役所整備課長
現庁舎の執務室は、部署によっては大変狭小というか、狭い中で働いている状況でございますので、執務室については一定程度大きくなる想定でございます。
渡辺委員
ですので、作業スペース以外では、これだけの延べ床面積が大きくなったにもかかわらず、一時期は生活援護課の執務室を外に出さなければいけないということになったその理由というのはほかにあるんですか。
中村新区役所整備課長
生活援護課の事務室につきましては、検討を進めていく中で、庁外移転によって新庁舎にスペースを確保するといったこともありましたけれども、その後、議会からも御意見をいただきまして、新庁舎に一体的に配置することになりました。
委員長
休憩します。
（午前１１時２２分）
委員長
再開します。
（午前１１時２４分）
渡辺委員
１万９,０００平方メートル現状の庁舎よりかは延べ床面積が大きくなっているにもかかわらず、もう少し区民のために何か使えるスペース、利便性の高いそういったものを提供したほうがいいかと私は思うんです。それに対して、今いっぱいだというような話もありましたので、そこがなぜそうなのかというふうな理由をしっかり伺いたい。お願いします。
中村新区役所整備課長
新庁舎で建物規模のほうが大きくなりますが、それに伴いまして、当然機械室のほうは現庁舎よりも大きくなってございます。加えまして、区民の交流機能等も今ない機能がありますので、そのような機能も加わってございまして、駐車場も、現在ですと北側に駐車場がございますけれども、そちらのスペースも大きく新庁舎の中の平米数を取ってございます。先ほどから御意見をいただいてございます執務室も一定程度大きくなってございまして、そういったことを合わせますと、先ほどの大きさの新庁舎になるわけでございますけれども、こちらのスペースをいかに有効活用、効率的に使っていくかにつきましては、今後とも検討をしてまいります。
渡辺委員
様々な理由をいただきましたけれども、やはり区民目線での何かしら要望が今後出てくる可能性はあると思います。その辺もしっかりと検討して、新庁舎でできる限り有効活用してもらいたいと思います。
あと、ユニファイド・コミュニケーションのところで、私が気になるところは、３ページの３番の構築及び運用にかかる経費、こちらの部分であります。まず確認したいんですけれども、こちらの構築及び運用にかかる５年間の経費ということでまとめて数字を書いているんです。構築費用は幾らで、年間のランニングコストは幾ら、その数字をいただいてもよろしいでしょうか。
白井企画部情報システム課長
まず、案１につきましては、構築にかかるコストがおよそ３億８,０００万円余、ランニングコストとして５年間で見込んでおりますのが９億１,０００万円余というところですので、１年間に直しますとおおよそ１億８,０００万円余というところで想定をしてございます。案２につきましては、イニシャル、構築のコストにつきましておおよそ５億円余、また５年間のランニングコストにつきましては１５億７,０００万円余というところで考えてございますので、１年間に直しますとおおよそ３億１,０００万円余と考えてございます。
渡辺委員
ありがとうございます。それに対しての付帯的に見込める効果ということで、いろいろ時間とか削減ができますというようなことを書いております。他の委員からの答弁にもありましたけれども、できればそれに伴う金額を改めて伺いたいんです。年間でおよそどの程度のコスト削減ができるか、その辺の金額を教えていただいてよろしいですか。
白井企画部情報システム課長
先ほどの職員課長の答弁にもございましたが、人件費、時間数を削減して、それが必ずしも職員数の削減になるかというところにつきましては、そういった全体的にここが落ちてくる部分でございますので、空いた時間を区民サービスであったりといったところに傾注していくというところで捉えてはございます。一方で、お示しをしました削減時間でいきますと、まず案１、案２に共通で見ましておよそ１億円余というところの人件費が時間数から換算しますと算出されます。併せまして、（２）でお示ししてございます定型的作業の自動化といったところでは２万５,０００時間余というふうに考えてございますので、およそ１億１,０００万円というところが数字としては出てこようかと思います。
渡辺委員
そうしますと、普通に足して２億１,０００万円削減という単純な考え方をしていいのか、それとも違うのか、もう一度お願いします。
白井企画部情報システム課長
職員全体での削減効果というふうに見込んでございますので、職員の定数が減るのかと聞かれますと、それは今のところ想定はしてございません。一方で、その他の作業に充てられる時間、要は区民サービスをより充実させるであったり、より検討を深めていくといったところに対しての時間を生み出せることができるというふうに考えてございます。
渡辺委員
空いた時間、区民サービスに時間を使うことができる。では、具体的にどういう使い方をするのかというところまで答弁してもらいたいんですけれども、それは情報システム課の担当ではなくても誰でもいいんです。空いた時間、休む人だっているし、それは区民サービスに対してもっと頑張ろうという人も様々です。でも、それは区が、上の方針としてはこういうふうなところにもっと時間を使おうとかと示さないと、私たちも空いた分、それは区民のために頑張りますと言われても、それはあまりにもふわっとし過ぎていて分からないんです。どういうふうにその辺、空いた時間ができる、その分、こういうところに区民サービスで力を入れるか、そういうことというのは考えていらっしゃいますか。
中村新区役所整備課長
実際、現在、コミュニケーションの手段が限定されることで事務作業に追われて、結果、区民サービスに十分手が回っていないといった状況もあるのかなというふうに思ってございます。今後、今回報告させていただきましたような内容を導入することによりまして、事務作業を効率化しまして、職員一人ひとりがよりよい政策立案や丁寧な区民対応に充てることができると考えてございます。
渡辺委員
では、今足りていない区民サービスは何なんですかという話なんです。どの部分が足りていないのか、それをもうちょっと具体的に知りたいと聞いているんですけれども、それはどこなんですか。
中村新区役所整備課長
現在、職員が作業に追われてなかなか対応できていない部分というのを具体的に申し上げることは今は難しいところでございますけれども、そのようなことがあるということは現場のほうからも聞いてございますので、効果的な働き方を検討していきまして、そのようなことにも対応していきたいと考えてございます。
渡辺委員
今すぐ出ないんだったら、どこかの報告でも出してもらいたい。ランニングコストが１.８億円かかるんで、削減が１億円程度、どうしてもコストは増えるということを今報告を受けているという認識になるんです。その分を区民サービスの質を上げる、いろいろ対応を増やしていくというふうに言われても、それでは、どういったふうなサービスを向上するかということで、職員のための新庁舎を建てて働いたということによって、区民にとってもよりよくなると説明を私もできないんです。
もっと言うなら、予算要望とかも各種団体とかから、いろいろなこういったところに予算をつけてもらいたいというふうな要望を毎年受けるわけです。でも、そういった要望に対して、今新型コロナで、なかなか予算をつけることができないといった中で、ランニングコストで毎年１億円近い新庁舎の運用がかかってくるというふうなことに対して、なかなか説明しづらい。でも、そういうふうなお金をかけることによって、こんなところで皆さん方のサービスを付与できますとか、質の向上を図れますと、私も説明していきたいんですけれども、区のほうでそういった答弁がないと、それはなかなか説明もしづらい。そうですよねと言わざるを得ないんです。その点はもうちょっと考えてもらいたい。ですので、本当にこれは毎年ランニングコストが増えてくるのであるならば、そこは本当に真摯に受け止めていただきたいし、その分の区民サービスに対しての区民目線での説明というものは構築してもらいたいということがあるんです。その点をどのように考えていますか。
中村新区役所整備課長
昨今の新型コロナ対応でも、その時々の様々な課題等がありまして、その都度体制を組んできました。今後とも区民サービスはますます多様化してくることが想定されてございますので、こういったツールを入れることで、職員が効率的に連携を取って働けていけるような組織、区政を目指してまいります。
渡辺委員
これ以上は今日は言いませんけれども、でも、できればもっと具体的な話、このユニファイド・コミュニケーションをビジョンとして、こういった仕事の働き方を変えることによってこれだけの区民サービスの質の向上につながるというふうな、そういった報告もいただきたい。ぜひ次回はそういった報告も含めて出してもらいたいと思います。要望です。
小林委員
新庁舎で目指す職員の新しい働き方と、ユニファイド・コミュニケーション導入に関わる検討状況ということで報告を受けました。二つの報告を受けると、まずイメージとして、新しい職場で、新しい環境で、新しいオフィス環境で、今流に言えば、民間のＩＴ事業者並みのオフィス環境で、残業も少なくなって、その分一人ひとりの仕事が充実してできていくというようなイメージを持ちました。これはあくまでもイメージの話です。
今、いろいろなセキュリティの話ですとか、新庁舎での働き方の話ですとか、そういったことが幾つか出てきました。そういった中で、まず新庁舎の別紙を見ると、どうしてもさっき言ったように民間のＩＴ企業のようなイメージを持ってしまうんですけれども、私は、否定的な話をするつもりはありません。新庁舎へのイメージのようなものもすごく大事だと思っています。それから、ＭＳ３６５についても導入していくことがいいと思っています。民間では、今もう既に多く導入をしていて、こういった中で仕事関係が大きく変わっているということもあります。それにはオフィス環境もすごく大事だし、公務員といえども、区役所といえども、環境がすごく大事だと思っています。
その中で、一つは、先ほど来ありますけれども、まず、ユニファイド・コミュニケーションの導入を図ると、案２のＭＳ３６５を入れれば、年間３億１,０００万円近く、５年間でランニングコストもかかるし、構築費も５億円でしたか、かかるという話がありました。これは増える部分ですけれども、一方では、削減されるものとして、人件費だとか、場合によって、それから、電話代、電話も各課に一つぐらいという話がさっきありました。それから、場合によっては印刷費なども大きく削減されたり、電話料金というものも大きく削減されてくるのかなと思っているところです。
こういった中で、もう少しその辺が分かりやすくなっていくのが一つと、それから、セキュリティについても、例えば今本庁舎だけではなくて、例えばすこやか福祉センターとか、区民活動センターだとか、庁外にあるところとのやり取り、それからあと、小・中学校、場合によってはセキュリティの問題、特に個人情報だとかということもあるでしょうし、納税に関わるような個人情報も当然あるでしょうし、その辺をこの新庁舎でのセキュリティの向上についてというところで、もう少し明確にうたってもらえるといいなと思っています。そういったことを少しずつ表現していただくことによって、少し払拭ができるのかというふうに思っています。
こういった環境をつくっていくと、２０代３０代の職員は比較的対応が早いのかなと思うんですけれども、４０代後半、５０代管理職になっていくと、その対応がなかなか難しい方のほうが割合としては多いのではないかなというふうに思います。そういった中で試行的な部屋があるんですよね。現庁舎の４階にモデルオフィスをつくっているということがあって、そういったところでより多くの職員がこの２年の間に体験をしていくことで、オフィス環境の在り方というものも大きく頭の切替えができていくのではないのかなと思うんです。
そういったことを考えていくと、これからの新しい仕事の仕方というのをもう少し具体的なイメージを持たせるというのか、職員もだし、私たち議会側も、さっきモデルオフィスの見学という話もあったんですけれども、そういうオフィスだとか区役所のモデルオフィスなどを積極的に見たり活用したり、具体的にどう変わっていくのかということをしていく。そういった場面を少しでも早く持ってほしいというのが１点。これは委員長側に言う話なのか、理事者側に言う話なのか。
委員長
休憩します。
（午前１１時３９分）
委員長
再開します。
（午前１１時４０分）
小林委員
そういう体験が、委員会としてもできるような場を持ってほしいと委員長に要望しておきます。
今度理事者側については、１点、新庁舎整備に関わって、過度な期待が別紙を見るとあるんです。どちらかというと、事務机とパイプ椅子、トレニアだった区役所から、モニターのある部屋でリラックスしながらの打合せミーティングがあったり、資料の作成があったり、めちゃくちゃすばらしい個人ブースがあったり、オンラインのブースがあったりとなると、これが本当に区役所の仕事の在り方としていいのかどうかというところはもう少し研究が必要なのではないかと思うんですけれども、まず、この辺はいかがですか。
中村新区役所整備課長
現在の検討状況でございますけれども、ただいま小林委員から御案内いただきましたように、新庁舎は区民の税金で建てるものになりますので、その辺は過重な投資にならないような検討は新庁舎の働き方と併せて進めていく必要があるのかなと思ってございます。ただいま御案内いただきました個室ブースにつきましては、一定程度遮音性があるようなしつらえがある打合せスペースも必要なのではないかといった議論や、オンラインについても、周りに人がいてはなかなか実現が難しいといった課題もありますので、こういったブースの検討も併せまして、費用対効果も考えながら、今後検討をしてまいります。
小林委員
それから、ミーティングスペースのコーナーについても、各階それぞれの部署であると思うんです。より柔軟性を持った柔らかい発想の下に、様々な区民サービス、区民の皆さんに還元のできる、そういうアイデアがここでしっかりと生み出されていくような、つまり、ミーティングの在り方、コミュニケーションの在り方というのも、同時に職員課が中心なのか分かりませんけれども、そういう研修なども必要になってくるかと思います。そういう機器に慣れていく、スペースに慣れていくということだけではなくて、職員の意識改革ということについては、新しい庁舎になって新しい機器の下で、今日からスタートしていきます、しかしながら、１年間試行はしますと言うんですけれども、その辺の試行のシステムというか、予定というかは、職員課を中心にはお持ちなんでしょうか。職員課ではないのか、新区役所整備課になるのか。
中村新区役所整備課長
小林委員から御案内いただきましたように、新庁舎に行って急に新しい働き方というのはできませんので、本日報告したモデルオフィス等の見学等も踏まえまして、職員と一緒に検討をしていきたいと思ってございます。実際、意識改革をどのように進めていくか、職員課等とも打合せをしているんですけれども、難しい課題だというふうには思ってございまして、現在新庁舎でＰＴ、職員のチームのほうで、こちらの働き方についての検討もしていることや、各フロアごとにＰＴもつくってございますので、そういった機会を活用しまして、職員の意識改革や働き方の改善等の検討も併せて進めてまいりたいと思ってございます。
小林委員
そういうＰＴができているのであれば、そこの中で、各課各係によっても、仕事の在り方だとか、外に出ていくことの多い例えば都市基盤系もあれば、生活保護だとかアウトリーチだとか健康福祉的なところと、事務が中心になってくる総務、企画系とはまた事が違うと思うので、職員は全部いろいろな部署に異動していくのでしょうから、それに対応していかなければいけないと思うんですけれども、そういう対応のできる研修もしっかりやりながら移行していってほしいと思います。
そういった中で、私の個人的なイメージなのでちょっと違うと思っているので言うんですけれども、今まで１日当たり７.７５時間の執務時間がこれによって大幅に減るとかということではない。仕事の内容もそんなにがらっと変わるわけではない。例えば電話を取っていた、電話を回していたというような時間が多少減ってくる。その分、例えば打合せや会議や何かあったものが、より効果的なものが生み出されてくる。要するに、雰囲気も変わる中で、民間並みなアイデアの検討もそこにできていく。
そして、今まで超過勤務をしていた分が中に入ってきて、その分しなくて済んでいくようになってくる。そうすると、１人当たりの仕事の量はそんなに変わらない。むしろ窓口でやり取りをして、それを戻って書面に置き換えていた時間などが大分少なくなってくるということで、全体はむしろ残業が減って、７.７５時間の中でしっかりとやりくりができていくと思っているんです。まず、私の今言ったイメージは合っていますか、違っていますか。
中村新区役所整備課長
委員御案内のとおりでございまして、職員の働き方が抜本的にそこまで変わるというよりは、それぞれで、今作業にかかっている事務を軽減させていくことで作業を効率化させていきまして、生産性の向上を目指していくといった内容でございます。
小林委員
執務スペースもそれぞれの係だとかが大きくあっちへ行ったりこっちへ行ったりということはないでしょうけれども、フリーアドレスになるかどうかは分かりませんけれども、そういった環境をしっかりと保ちながらも、今までは階段室の周りを一周すれば、庁舎の中で全部それぞれの部署を見られたんだけれども、そういう区民と接する場も少なくなってくるわけですし、何かオンラインだとかそういったものによって、現場に行かなくても済むとか、現場の声を直接自分で見聞きするという時間が少なくなってくるというイメージもあるので、そういったところはしっかりと保ちながら、やはり現場に行かなければ分からないものはいっぱいあると思う。例えば絵が出ているからあれですけれども、建設現場なんて行ってみなくては分からない。映像だけでは分からないものはいっぱいありますし、オンライン診療がありますけれども、手当てをするというぐらい、手で触ってみて患者さんの様子が分かるように、アウトリーチもきちっとそういう手当ても必要ですし、何かそういうところの今私が一連で言ったことの誤解的なイメージと、この中身の払拭をもう少し次にはしてほしい。その辺はいかがですか。
中村新区役所整備課長
新庁舎に向けまして、職員がどういう働き方になるかということは議会のほうにもしっかりと情報提供をして、検討していく必要があると思ってございます。こちらにあるようなイメージも、今後どのような活用ができるかにつきましても、併せて検討をしてまいりますので、今後議会のほうにもしっかりと報告をしてまいります。
小林委員
最後に、情報システム課のほうでも、ユニファイド・コミュニケーションの導入は、私も最初に言ったように、ＭＳ３６５については全然否定的ではないし、むしろ民間でもやっているし、こういったものを役所は導入していないのかというようなことを言う人もいたりもする。全部が全部ではないですけれども、本当にいいかどうかという問題もあります。そういったそれぞれの機能とコストと、削減されるとか増えるとかということについても、ほかのきちっと削減されるものとの比較だとか、今の仕事とこう変わることによる削減というのか、メリットはきちっとうたいながら出してもらうと、職員がこれだけ不安に思っていたり、一部否定的な考えがあったりする方も、アンケートの中からはいらっしゃるので、職員が移行するのは嫌だ、今のままでいいというところが、年代別は分かりませんけれども、そういうふうにもおっしゃっている方もいらっしゃるので、そういう払拭。
今この委員会の中でやっていることは、３年後に新庁舎に移って、１０年後どんな成果を上げているかということについて多分やっているはずなので、そういったところまできちっと見据えた報告になるようにお願いしたいと思いますけれども、いかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
新区役所での新しい働き方とユニファイド・コミュニケーションの導入というのは密接に関係しているというところで考えてございます。また、職員の意識についても、先ほど来新区役所整備課長の御答弁にもありますとおり、やはり一朝一夕ではいかないというところもございますので、そちらについては、職員、議会共にそういったところが理解できるように丁寧に説明を図っていきたいというふうに考えてございます。
石坂委員
先ほどの近藤委員の質問のアウトリーチサービスのところの答弁が腑に落ちなかったので、そこだけ伺いたいんです。今回これが進むことによって、アウトリーチサービスの担当職員が何らかの端末を持ち出せるのか、あるいは持ち出せないのであれば、近くのすこやか福祉センターなり区民活動センターなりでとなるんでしょうけれども、これを導入していくことによって、生活保護の利用歴ですとか、障害福祉サービスや介護保険サービス、あるいは特別支援あるいは子育て支援に関して、こんなサービスを使っているとか、こんな相談履歴があったということが、御本人の同意があれば、アウトリーチの担当職員が瞬時に取り出せて、それを踏まえたお話を伺うとか、何かしら提案ができるとか、そういったところまで持っていかなければ意味がないと思うんです。そこはいかがお考えなんでしょうか。
白井企画部情報システム課長
今委員御指摘の生活保護の情報であったりといいますのは、住民情報の個人情報の根幹の部分になりますので、今回マイクロソフト３６５を導入したとしても、持ち出すのは難しいと考えてございます。新区役所整備課長の答弁にありましたのは、例えば現在区民の方たちのところにお伺いするときはどうしても紙資料がベースになってございます。一方で、我々の規程類であったりとか、そういったものはユニファイド・コミュニケーションツールのほうから参照可能になろうというところで、より丁寧な御案内であったり、要はちょっと役所に戻らないと資料がないんですとか、そういったところは避けられるようになるのかなというところが１点と、アウトリーチの所管の担当ですと、様々な業務で直接のところは答えられない場合なんかもございます。ただ、その場で相談を受けまして、職員がウェブ会議のツールなんかを持ち歩いておりますと、役所のほうとつないで、アウトリーチの職員と区民の方と役所の現の担当者といった形でのお話といったところはコミュニケーションの柔軟性等が図れるのかなというふうに想定してございます。
石坂委員
ぜひそれを進めていただければと思いますし、また、住民情報の中まではタッチできなくても、相談に来て、こういったことに困っていますということぐらいは共有できると思いますので、そこはぜひ検討を進めていただければと思います。これは要望で結構です。
いさ委員
聞き漏らしがあるのでここだけ。ユニファイド・コミュニケーションのこのアンケート結果のところなんです。確かにネガティブな意見というのはそこそこ出ているんですけれども、これを職員の意識が低いからとか理解が足りないからみたいに処理するのはちょっと違うんじゃないかと思っていて、それだけ気になっているんです。要するに、その部署で本当にそれが必要なのかどうかというところはあくまで現場の話なので、導入前も導入後も、現場の皆さんの声を聞いてちゃんと検証してほしいという思いがあります。
その中で１点、その他の意見で注目しているところがあって、１２ページのところ、データを活用できる機能について、ＢＩツールのことについてなんです。分析が自動化されると職員のスキルが落ちる懸念があるということをおっしゃっている意見がある。これは、結局自動化したいという部署があるという一方で、いや、それも業務なんだから、現場でやらなければいけないんだという意見なんだと思うんです。
こういうところでいくと、そのツールが本当にいいのかどうかという検証が必要になってくるし、もしかすると、部署の中で、いや、これは要るという人と要らないという人、その分析ツールに関しても、現場からしたらこんなのは手間なんだという人と、上長は、それは手間をかけてもおまえのスキルのためにやるべきだみたいな思いの違いというのはあるのではないかと思って、引き続きの検討といいますか、特に、いいえや、その他の意見のところについては、特にどういう気持ちでそれの回答になったのかというのは引き続きの検討が要るのではないかと思っていますが、この点はいかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
委員御指摘のとおり、否定的な意見といいますか、それらについては二通りあるのかなと考えてございます。我々の広報の部分で、まだ職員が具体的にイメージを持てていないという点が一つ。また、今委員から御指摘のありましたとおり、職場として必要としていないというケースもあろうかと思います。一方で、導入する以上は、一定全庁で活用が図られる必要もあると思いますので、引き続き導入する製品が決まりました暁には、できることといったところと、実際の現場の業務というところのすり合わせ、そういったものは図ってまいりたいと考えてございます。
森委員
ほぼもう出そろっているので、端的に幾つかお伺いしたいと思います。
まず、延床面積の話がさっきあって、スペースがこれだけ増えるのになぜ足りないなんて話が出てくるのかという御指摘もあって、その要因の一部は、御答弁が渡辺委員に対してあったと思うんです。よくよく振り返ると、それに加えて、保健所もここに入れるという話がごく初期の頃はあったわけです。そうすると、これは、もともと随分と実現が難しい計画だったんだなと今になって思うわけです。これは質問にしませんが、今後もいろいろ区有施設の建替えなり複合化なりが出てきます。ちょっと振り返って、もうちょっと精度の高い見込みを立てられるようなことというのを考えていただきたいなと、冒頭要望させていただきたいと思います。
それから、新庁舎のほうの御報告に関連してなんですが、５ページの部分で、スペースの集約・共有化という話が出ています。次の６ページが打合せスペースの拡充のほうなんです。要するに、減らす部分と増やす部分とあるということなんですけれども、これは現庁舎費でそれぞれどのくらい増えるというようなことはお示しいただけるものなんでしょうか。
中村新区役所整備課長
今手元に詳細な数字を持っていないんですけれども、こちらのスペース自体で言いますと、現庁舎と新庁舎、同レベルか、若干打合せスペース、作業スペース自体の面積としては広いのかなといった分析をしてございます。
森委員
それは集約する部分と拡充する部分があって、トータルで言うとちょっと減るというようなイメージですか。
中村新区役所整備課長
そのとおりでございます。
森委員
ありがとうございます。
その次がコミュニケーションの最適化という部分で、これはいろいろ環境を整えてコミュニケーションを活性化しようというのが基本的な方向性なんだと思うんです。それはとても大事なのでやっていただきたいんですが、一方で、具体的な仕事の仕方ということを考えたときに、例えば資料を作ったりするときなんかそうですけれども、要するに１人で集中して仕事する時間も必要でしょうということなんです。コミュニケーションの最適化という中には、コミュニケーションを遮断して集中する時間をつくることも本当は含まれているはずで、そういうことが配慮されているのかと思います。フリーアドレスの話もありましたけれども、基本も共有でいくのだとなると、そういう時間をどうつくるかと、それぞれ現場で対応しないといけなくなっちゃうのか。ではなくて、一定つくりとして、そういったことも配慮が必要ではないかと思っているんですが、いかがでしょうか。
中村新区役所整備課長
こちらに御案内していますように、職員がどのような状況にあるかということをシステム的に確認できるようなことも考えてございますので、そのスケジュールに沿って、職員が今連絡を取りにくい、取りやすいといったことも分かりますので、集中して作業するような場合には、そのようなことを周りが配慮するといったような一定のルール的なものも今後整理をしていきたいと思ってございます。
森委員
ありがとうございます。よろしくお願いします。
それから、モデルオフィスの話なんですが、ペーパーレス会議室をつくっていただいたときに、こういうものも新庁舎になってからとなりがちなところを先行してやっていただいたのはよかったですという話をして、今後もできるところからと言っていたら、今回これが出てきて、これも非常にいいなと思うんです。モデルオフィスということなんですが、ペーパーレス会議室は実際使いますよね。ここは、見学は見学でするんでしょうけれども、それが一通り終わったぐらいの段階で、実際使うということは可能なんですか。
中村新区役所整備課長
見学会はおおむね３０分程度なので、そこで全ての機能を理解するというのはなかなか難しいのかなというふうには思ってございます。年内ぐらいに見学会の開催を考えてございますので、その後、実際に働いていただくようなことも含め検討をしてまいります。
森委員
それこそユニファイド・コミュニケーションは入っていないので、実際に移ってからの仕事の仕方ではないんでしょうけれども、一定空間としてのイメージはつくようになるのかなと思うので、それはぜひ検討していただきたいと思います。
それから、ユニファイド・コミュニケーションのアンケート結果なんですが、先ほど来出ていますが、全体的に、利用したいの割合が低いように思います。先ほど御答弁の中に、ネガティブな意見は２種類あるという御答弁があって、私もそのとおりだと思います。ちゃんと聞いて対応していかないといけない部分と、意識を変えてもらわないといけない部分と両方あると思っています。特にこのアンケート結果を見ると、必要性を感じないという回答がそれぞれに対してあります。それは、あなたが必要性を感じるかどうかではなくて、結局これをやるのは、業務の効率化をして、その先に区民の利便性を向上させるだとか、あるいは今やっているサービスをより少ないコストでできるようにするだとか、そういったところを目指してやっているわけで、ただ、どうして入れるのか分からないから要らないというところに対してはちゃんと御説明をして、御納得をいただくプロセスというのが必要なのではないかと思います。その点、お考えをお伺いします。
白井企画部情報システム課長
委員の御指摘につきましては、職員の意識を変えるというところも、これだけ投資をさせていただくに当たっては必要だと思っておりますので、情報システム課としても、新区役所整備の進展と併せて周知啓発を図ってまいりたいと考えてございます。また、使う製品が決まった暁には、具体的な使い方といったところにもなってまいりますので、そういったところでも職員の意識を図れるようなことを何か手段として検討してまいりたいと考えております。
森委員
ありがとうございます。最後にします。
ユニファイド・コミュニケーションを入れての削減時間というのが出ています。これは、先ほど金額での御説明もありましたが、単純に金額が丸々浮くわけでもないし、時間だけで丸々浮くわけでもないと思うんです。それをどう生かしていくかという話で、先ほどもちょっとありましたけれども、国のＤＸ推進計画のほうでも、ＤＸを進めて、より住民のサービス、行政サービスを向上させていきましょうと書いてあるんです。
私は、これは非常に大きな話だと思って、平成の総務省だったら、その分人を減らせと言っていたんだと思います。そこは平成の行革というのが一定全国で進んできて、一方で、自然災害も多発をしている。こういう感染症の状況もあるという中で、少しマインドが変わってきているんだと思います。そこをちゃんと捉えて、先ほど定数減にはなかなかつながらないという御答弁もありましたけれども、減らすということではなくて、いかに行政サービスの拡充につなげていくかというところで生かしていただきたいと思っているんです。いかがでしょうか。
白井企画部情報システム課長
現在、委員のお話にもありましたが、これらのほうで、部であったり課の単位で時間がある程度生み出せていくのかなと想定してございます。また、一方で、行政需要といったところは、毎年度、また場合によっては即時に変わってくるといったところは認識してございますので、そういったところを状況も鑑みながら、区としての時間の使い方というのを考えてまいりたいと思います。
森委員
私は具体的に心配をしているのは児童相談所なんです。この間、ここにも報告をいただいて、メモ議運では議案の予告もありましたけれども、ものすごい量の設置事務が下りてきます。心配だったので一般質問をしたら、そこの部分は１１名ですか、職員をつけていただくというような御答弁をいただきましたけれども、それは結局定数が変わっていない。どこかから抜いてきて、１１人設置事務に充てることになるわけです。児相そのものも、設置をしたら、必ず最初の数年は通報件数も増えるでしょう。逆に増えないと設置した意味というのはちょっと疑われる部分で、という意味でいうと、ここが今後とても心配なので、そういったところも含めて、このＤＸで浮いた時間なりコストなりというのを充てていっていただきたい。これは要望にしておきますので、よろしくお願いいたします。
委員長
ほかにございますか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
質疑がなければ、以上で本報告について終了いたします
次に、３番、その他で理事者から何か報告ありますか。
白井企画部情報システム課長
東京都によるスマートフォン体験会の開催について御報告をさせていただきます。
東京都と区市町村の連携事業でございますスマートフォン体験会を令和４年１月から３月までの期間に計２２回区役所及び区民活動センターで実施する予定でございます。対象者は６０歳以上の都民の方、費用は無料でございます。また、体験会終了後、事前に申し込んだ受講者には、都から１か月間スマートフォンの貸与が行われます。その他、申込み方法及び開催日等の詳細につきましては、区ホームページ、また中野区報１２月５日号に掲載するほか、チラシ等を作成しまして、友愛クラブ等の関係団体へ周知する予定でございます。
御報告は以上でございます。
委員長
ただいまの報告に対し質疑はありませんか。
森委員
１点だけ、これは講座の内容というのは東京都が決定するものですか。
白井企画部情報システム課長
ベースの部分は東京都が契約しました事業者が案を持ってございますが、細かい部分では、例えばなかの元気アップ体操のＰＲを後半に加えさせていただくとか、そういったところの調整はつくものでございます。
森委員
今元気アップ体操の話をしていただきました。もう一個キャッシュレス決済の話をできれば入れてほしいんです。スケジュールで言うと、ＰａｙＰａｙの今度のことが終わったものになっちゃうんですけれども、こういうことをタイミングでやっていくこともあるとか、あるいは国のマイナポイントの事業とかも出てくると思うので、そういった部分も御検討いただければなと思います。要望にしておきます。
間委員
こちらの事業は、先ほど対象が都民とおっしゃいましたけれども、近隣自治体も同じようなことをされるということでしょうか。
白井企画部情報システム課長
こちらの事業につきましては、東京都が各市区町村に対しまして、手挙げによる公募を行ったものでございますので、他の自治体でも同様に行われております。
間委員
ありがとうございます。中野区民の方に来ていただければ、なかの元気アップ体操というところでつないでいけると思ったのですが、お住まいの地域によっては他区のほうが近くて、そちらのほうも多分都民の方が対象というところだなと思いましたので、区民の方が使いやすいところで利用していただけたらなと思いました。
委員長
ほかにございますか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
なければ、以上で本報告について終了いたします。
ほかに報告はございますか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
以上で所管事項の報告を終了いたします。
次に、地方都市行政視察についてです。
委員会を暫時休憩いたします。
（午後０時０７分）
委員長
委員会を再開いたします。
（午後０時０９分）
休憩中に御協議いただきましたとおり、今年度の当委員会の地方都市行政視察は、愛知県の日本マイクロソフト株式会社との連携・協力に関する包括協定の締結についてと、静岡県袋井市のマイナンバーカードの普及・活用についてとし、日程は１２月２３日（木曜日）から１２月２４日（金曜日）までとしたいと思いますが、御異議ありませんか。
〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
御異議ありませんので、そのように決定いたします。
以上で地方都市行政視察についてを終了いたします。
次に、審査日程のその他に入ります。
委員会を暫時休憩いたします。
（午後０時０９分）
委員長
委員会を再開します。
（午後０時１０分）
休憩中に御確認いただいたとおり、次回の委員会は第４回定例会中とし、急を要する案件が生じた場合は正副委員長から招集させていただきたいと思いますが、御異議ありませんか。
〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
御異議ありませんので、そのようにいたします。
以上で本日予定していた日程は終了いたしますが、各委員、理事者から御発言はありませんか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
委員長
以上で情報政策等調査特別委員会を散会いたします。
（午後０時１０分）